Frankfurt, 20. Dezember 2011. Dazu haben die Spezialisten Mary Mack, Dr. Johannes Scholtes sowie weitere Vordenker in diesem Bereich ihre aktuellen Erkenntnisse zusammengefasst und zudem Prognosen für das neue Jahr abgegeben. Sie kommen zu den folgenden Ergebnissen:
Schutz personenbezogener Informationen rückte aufgrund zunehmender Offenlegungen verstärkt in den Vordergrund Bereits in 2011 gehörte der Datenschutz für personenbezogene Informationen zu den wichtigsten Herausforderungen beim E-Discovery. Dieser Trend wird sich verstärkt im kommenden Jahr fortsetzen. Da die Anzahl der grenzübergreifenden Rechtsstreitigkeiten steigt, nimmt auch der Bedarf an engmaschiger Kontrolle für bereitgestellte Informationen zu. Dazu Johannes Scholtes: „Um die strengen FOIA(Freedom of Information Act)-Richtlinien zu wahren, muss vermehrt mit Schwärzungen gearbeitet werden. Mit dem richtigen Werkzeug lässt sich dieser Prozess automatisieren. Bei entsprechender Protokollierung können dann regelmäßige Bereinigungen der gespeicherten Informationen durchgeführt werden, um so die Organisation effizient vor Datenschutzverletzungen oder anderen möglichen rufschädigenden Problemen zu bewahren."
Begrenzung der Anzahl von Custodians erhöhte den Druck, die relevanten Informationsträger zu ermitteln Immer häufiger begrenzen Gerichte die Anzahl der Informationsträger, sogenannter „Custodians". Stattdessen wird aufgrund der vielfältigen möglichen Ablageorte potenziell relevanter Informationen zunehmend ein gezielterer, sachorientierter Ansatz gewählt. Mary Mack erklärt: „Ich habe festgestellt, dass dies ein starker Trend in den USA ist. Er macht es erforderlich, dass wirklich ausgefeilte Suchfunktionalitäten und Klassifizierungsstrukturen bereit stehen. Nur dann ist sichergestellt, dass keine maßgeblichen Beweise während des E-Discovery-Prozesses übersehen werden."
Data Governance als Treiber für vermehrt proaktives E-Discovery Die Notwendigkeit zur Kosten- und Risikokontrolle verstärkt den Trend in Richtung proaktives E-Discovery und Altdatenbereinigung. Johannes Scholtes erläutert: „Eine jährliche Bereinigung der Daten reduziert juristische Risiken und schafft die Grundlage dafür, dass die Aufbewahrungspraxis für Daten auch richtlinienkonform abläuft. Darüber hinaus wird durch Strukturierung, Deduplizierung und Aussortierung der Daten ein echtes Knowledge-Management und -Sharing ermöglicht. Unternehmen sind also gut beraten, eine Datenbereinigung nicht erst im Fall eines Rechtsstreits in Angriff zu nehmen, sondern hier regelmäßig vorzugehen. E-Discovery-Technologien lassen sich proaktiv dafür einsetzen, vorhandene Informationen zu identifizieren – insbesondere jene, die Gegenstand eines Legal Holds sind. Darauf basierend lässt sich entscheiden, was bewahrt, was bereitgestellt und was gelöscht werden kann. Das reine Sammeln von Daten ist aufgrund der potenziellen Risiken immer weniger empfehlenswert. Denn Daten haben nur dann einen Wert, wenn sie als Unternehmenswissen zugänglich und kontrolliert gemeinsam nutzbar sind."
Gefragt: E-Discovery-Systeme für den Einsatz innerhalb der Firewall oder in der Cloud ZyLABs Experten rechnen damit, dass sich der Trend hin zur internen E-Discovery-Abwicklung auch im kommenden Jahr fortsetzen wird. Und das, obwohl mit einer Zunahme Cloud-basierter E-Discovery-Systeme (zusätzlich zu Tools, die innerhalb der Firewall verbleiben) gerechnet wurde, die sich von Organisationen mit unterschiedlich häufigen oder insgesamt seltenen Rechtsstreitigkeiten „On-Demand" oder „On-Command" nutzen lassen. Dementsprechend waren modernere und flexiblere Preismodelle gefragt, die eine bessere Kostenkalkulation erlauben.
Organisationen suchen nach E-Discovery-Tools für Daten aus Social Media, der Cloud und Multimedia-Formaten Die Anforderungen rund um die Datenverwaltung in der Cloud und den Umgang mit komplizierten Datenquellen wie Social Media und alternativen Medienquellen wie Audio werden auch im kommenden Jahr weiter ansteigen. Mary Mack stellt fest: „Wir sind uns bewusst, dass die IT sich der Herausforderung zunehmend komplizierter Discovery-Anforderungen stellen muss. Immerhin sagen die Analysten von Gartner voraus, dass Ende 2013 die Hälfte aller Unternehmen schon einmal im Rahmen von E-Discovery Material von Social Media Webseiten wird produziert haben müssen."
Laut Gartner müssen Unternehmen vor allem die Maxime „Wenn es existiert, lässt es sich auch aufdecken" im Blick behalten. Dazu Mary Mack weiter: „Es ist also wichtig, dass Unternehmen gute Richtlinien für die Sammlung und Offenlegung dieses Informationstyps etablieren. Und sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie ihre Richtlinien den regionalen Rechtsprechungen und Anforderungen anpassen müssen. Spezielle E-Discovery-Software kann hierbei helfen. Tweets und Informationen z.B. von Facebook lassen sich durch E-Discovery-Lösungen basierend auf Suchbegriffen oder Account-Informationen zusammentragen und anschließend in einem gesonderten Speicher aufbewahren."
Über ZyLAB Distribution BV:
Mit den modularen Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Information Management können Organisationen unbegrenzte Datenmengen in jedem Format und jeder Sprache verwalten. So lassen sich Risiken minimieren, Kosten reduzieren, Sachlagen untersuchen und gleichzeitig die Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse steigern.
Das E-Discovery System von ZyLAB richtet sich nach dem Electronic Discovery Reference Model (EDRM) und wird – ebenso wie die anderen Produkte und Services des Unternehmens – unternehmensweit von Konzernen, Behörden, Gerichten und Kanzleien eingesetzt. Darüber hinaus kommen sie in speziellen Projekten im Rahmen juristischer Dienstleistungen, Revisionen und Wirtschaftsprüfungen zum Einsatz. Die Systeme sind alternativ auch als SaaS (Software-as-a-Service)-Modell verfügbar.
ZyLAB hat zahlreiche Auszeichnungen erhalten und gehört zu den wenigen Anbietern, die als „Leader" im „Magic Quadrant for Information Access Technology" von Gartner in den Jahren 2007, 2008 und 2009 positioniert wurden. Zusätzlich stufte Gartner ZyLAB in seinem „MarketScope for E-Discovery and Litigation Support Vendors" in 2007, 2008 und 2009 in die höchste Kategorie ("Strong Positive") ein, und bezeichnete das Unternehmen in seinem „Magic Quadrant for E-Discovery Software" aus dem Jahr 2011 als „Visionary".
Hauptsitz des Unternehmens ist sowohl in Amsterdam (NL) als auch in McLean, Virginia (USA). Darüber hinaus bedient ZyLAB lokale Märkte über Niederlassungen in New York, Barcelona, Frankfurt, London, Paris und Singapur. Weitere Informationen zu ZyLAB unter www.zylab.de.
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