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Durch die Migration von der herkömmlichen Telefonie zu Voice over IP (kurz VoIP) werden die Unternehmensprozesse optimiert. Die nahtlose Integration der Telefonie in bestehende Unternehmenssoftware (z.B. ERP, CRM) verkürzt Arbeitsprozesse und steigert somit die Effizienz des Unternehmens. Auch in Bezug auf die Veralterung der Technik und einen etwaigen Ausbau der Kapazitäten bietet eine gehostete VoIP-Lösung entscheidende Vorteile. Automatische Updates verhindern ein Veralten der Anlage und die jederzeitige Möglichkeit des Hinzu- und Wegbuchens von Nebenstellen gewährleistet die Anpassung der Anlage an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens.
Eine VoIP-basierte Telefonanlage verfügt grundsätzlich über alle Dienstmerkmale einer herkömmlichen ISDN- oder Nebenstellenanlage. Darüber hinaus ermöglicht es die virtuelle Telefonanlage dem Unternehmen, individuelle Prozesse abzubilden oder benutzerdefinierte Schnittstellen zu Branchen- oder Individual-Software zu definieren. Die Verschmelzung von Telefoniesystem mit EDV-Systemen eröffnet dem Unternehmen alle Möglichkeiten, die auch mit normalen EDV-Systemen möglich sind. Dazu zählen unter anderem Backups von Bewegungsdaten oder Redundanzen zur Steigerung der Verfügbarkeit.
Die VoIP-Technologie löst die starre Verbindung zwischen Rufnummer und Ort des Anschlusses auf. Eine Rufnummer ist nicht mehr an eine physikalische Leitung gebunden, sondern kann mittels Serververbindungsdaten, Benutzernamen und Passwort an einem beliebigen Ort der Welt auf einem VoIP-Telefon oder per Notebook auf einem sog. Softphone genutzt werden. Ähnlich der Nutzung eines E-Mail-Kontos, kann der Benutzer überall dort telefonieren bzw. ist überall dort über seine Rufnummer erreichbar, wo eine Internetanbindung verfügbar ist.
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