Sicherheit im Netz
Mithilfe von Information Rights Management können Firmen ihre Unternehmensrichtlinien im Bezug auf Dokumentensicherheit durchsetzen – egal, wo sich die Dokumente mittlerweile befinden.
„
Sicherheit erreicht man nicht, indem man Zäune errichtet, Sicherheit gewinnt man, indem man Tore öffnet." U.Kekkonen, finn. Politiker
Jeder kennt es: Dokumente mit Informationen werden erzeugt, die nicht jeder lesen soll oder darf.
Diese vertraulichen und sensiblen Dokumente werden heutzutage meist geschützt, in dem für die Nutzer restriktive Rechteeinstellungen für Ordner, Laufwerke und Computer vorgenommen werden.
Wie verteilt man diese Informationen im Anschluss oder gewährt Mitarbeitern, Kunden, Partnern, Unterauftragnehmern oder externen Projektmitarbeitern, mit einem Höchstmaß an Sicherheit, den Zugriff auf diese Dokumente?
Auch stellt sich die Frage wie in anderen Bereichen für Sicherheit gesorgt wird? Nehmen wir mal etwas „Greifbares": Sie müssen Teile versenden und dazu holen Sie sich einen Container. Neben den ganzen stabilen, unzerbrechlichen Teilen der Sendung, ist ein Paket mit einem wertvollen und zerbrechlichen Inhalt. Dann würden Sie das Paket doch mit einem entsprechenden Schutz ausstatten oder schützen Sie den ganzen Container? Nein, das Paket mit dem kostbaren Inhalt wird geschützt und wird außerdem sprechend gekennzeichnet. Den ganzen Container mit all seinem Inhalt zu schützen, wäre nicht wirklich wirtschaftlich.
Wie kann man nun in der EDV ähnlich wirkungsvoll und ohne erheblichen Mehraufwand einzelne Dokumente schützen?
Die Lösung dafür:
Information Rights ManagementGeben sie allen Leuten die Dokumente, aber bestimmen Sie
Was darf Wer, Wie, Wann und das egal Wo sich die Dokumente befinden.
1. Was ist eigentlich Information Rights Management
Information Rights Management (IRM) kurz gefasst
Mithilfe von IRM können Firmen Zugriffsberechtigungen für Ihre sensiblen Daten festlegen. So wird vermieden, dass vertrauliche Informationen gedruckt, kopiert, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen gelesen werden. Nachdem die Berechtigung für ein Dokument durch die Verwendung von IRM festgelegt wurde, werden die Zugriffs- und Nutzungsberechtigungen, unabhängig davon wo sich das Dokument befindet, durchgesetzt. Zudem wird die Verwendung der Dokumente durch das IRM-System protokolliert.
Hintergrundwissen IRM
Für IRM wird manchmal auch der Begriff Enterprise Digital Rights Management (kurz: e-DRM), in Anlehnung an den Begriff Digital Rights Management (DRM), verwendet. Es steckt hinter Information Rights Management die gleiche Sicherheitsidee – der Schutz vertraulicher Unternehmensdokumente und die Einschränkung der Nutzung der Information, egal wo und auf welchem Medium sich die Daten befinden. Wenn IRM im Zusammenspiel mit Content Management Systemen (cms) oder Dokument Management Systemen (dms) benutzt wird, dann wird dieses System auch als Enterprise Content Management (ecm) bezeichnet.
Information Rights Management (IRM)-Lösungen schützen Ihre Dokumente immer und überall.
Die Stärke von IRM zeigt sich, wenn die Dokumente tatsächlich in Anwendungen über die Firmengrenzen hinaus genutzt werden. Die IRM-Technologie ermittelt zunächst die Identität des Benutzers und erlaubt dann die Funktionen, welche dem Benutzer für dieses Dokument erlaubt sind, z.Bsp. drucken, kopieren, bearbeiten, ausschneiden und einfügen oder auch das Erstellen von Bildschirmkopien. Alle anderen Funktionen werden für den Benutzer unterbunden.
Firewalls, Zutrittskontrollen und Verschlüsselungen können verhindern, dass Hacker und andere unberechtigte Benutzer Zugang zu Daten erhalten. Aber es wird nicht kontrolliert, was berechtigte Benutzer mit den Dokumenten machen. Dokumente, die innerhalb der Firewalls, auf sicheren Fileservern oder in E-Mail-Postfächern, im dms, im cms oder in DatenTresoren abgelegt sind, werden aber häufig auch außerhalb dieser auf Notebooks, Smartphones, USB-Sticks oder anderen Datenträgern gespeichert und transportiert. Somit könnten Dokumente unbemerkt aus dem gesicherten Bereich herausgenommen werden und sie können dann beliebig geöffnet, weitergeleitet und unerlaubt modifiziert werden. Dadurch erst können unauthorisierte Personen innerhalb und außerhalb der Unternehmensgrenzen in Besitz vertraulicher Informationen gelangen.
Da inzwischen alle Unternehmen und Organisationen Dokumente mit externen Partnern, Lieferanten und Kunden teilen müssen, kann mit der IRM-Technologie auch außerhalb der eigenen Firewall und der gesicherten Systeme die Vergabe und konsequente Einhaltung der Unternehmenssicherheitsrichtlinien sichergestellt werden. Egal, über welchen Sicherheitsstandard der Partner verfügt.
Da die Zugriffsrechte auf dem Server zentral gespeichert sind und nicht im Dokument, können die Rechte des Benutzers jederzeit geändert oder widerrufen werden und das selbst nachdem das Dokument den Einflussbereich des Unternehmens verlassen hat. Benutzern können die nicht mehr benötigen Rechte und damit der Zugriff auf die Daten jederzeit vollständig entzogen werden, so dass sie nicht mehr geöffnet werden können und somit kein Zugriff auf die Informationen mehr vorhanden ist. Neben dem schnellen Ändern der Rechte eines Benutzers, ist damit genauso ein schneller und effektiver "Rückruf" von Dokumenten möglich.
Um den Unterschied zwischen geschützen Dateien (besondere Bereiche auf Fileservern/Datentresoren), verschlüsselten Dateien (Festplatten- und Dateiverschlüsselung) und dem Schutz von Dateien durch IRM hervor zu heben, finde ich die Bezeichnung „versiegeln", so wie sie von SealedMedia (heute Oracle) eingeführt wurde, für den Vorgang des Schützens von Dokumenten durch die IRM Technologie angebracht und gut.
ZusammenfassungMithilfe von Information Rights Management können Firmen ihre Unternehmensrichtlinien im Bezug auf Dokumentensicherheit durchsetzen, was die Steuerung und Verbreitung von vertraulichen oder sensiblen Informationen betrifft. Nachträgliche Änderungen dieser Rechte sind jederzeit möglich – egal, wie oft die digitale Information kopiert wurde und wo sie sich mittlerweile befindet.
Weiter Informationen zum Thema IRM finden Sie in den folgenden Kapiteln auf dieser Plattform:
- Was ist eigentlich Information Rights Management
- Wer darf was (Rechtevergabe) (geplant am 26.04.2011)
- Welche Dokumente sind schützenswert (geplant am 03.05.2011)
- Wie wird die Information geschützt (Funktionsweise) (geplant am 10.05.2011)
- 10 Gründe für IRM (geplant am 17.05.2011)
- Einsatzszenarien (geplant am 24.05.2011)
- IRM Anbieter (geplant am 31.05.2011)
- Bewertungsmatrix (geplant am 07.06.2011)
Franz Koch
Bild ‚© Gerd Altmann / pixelio.de'
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