Bonn. Bisher war die Nutzung von "herkömmlichen" Speichermedien, wie änderbare Datenträger und Festplatten, für die Aufbewahrung von relevanten Daten kein Gesetzesverstoß. Durch die Konkretisierung der zukünftig zulässigen Datenträger, wie z. B. CD-ROM, DVD und Mikrofilm, im Entwurf des BMF, würden – nach aktuellem Kenntisstand - weitverbreitete Alternativen, wie Storage Area Networks, die ebenso die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellen, nicht mehr gesetzeskonform sein. Das VOI Competence Center Steuern und Recht (CCSR) hat die Formulierung des BMF für die Unveränderbarkeitsanforderungen kritisch diskutiert und einen Vorschlag zur Umformulierung des Gesetzes beim Bundesministerium eingereicht. Die Stellungnahme des CCSR steht zum Download auf www.voi.dezur Verfügung.
Das Bundesministerium für Finanzen stützt sich bei dem Entwurf für das Steuervereinfachungsgesetz auf die bestehenden Gesetze und Regelungen, wie die AO, GoBS und GDPdU sowie das UStG. Laut deren hat die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten der elektronischen Rechnung auf einem Datenträger zu erfolgen, der nachträgliche Änderungen nicht zulässt. Der Frage- und Antworten-Katalog („Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011", Stand: 18.04.2011) geht mit der Konkretisierung der technischen Anforderungen über die bisherigen gesetzlichfestgelegten Aufbewahrungsanforderungen hinaus. Somit werden spezielle technische Lösungen für elektronische Rechnungen gefordert. Die heutigen Umsetzungsvarianten in Bezug auf Archivierung und Storage wären demnach nicht ausreichend.
Zielsetzung des VOI Competence Centers Steuern und Recht
„Eine Definition der Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten nach allen gesetzlichen Grundlagen des Handels- und Steuerrecht ist für die Unternehmer und Anwender sehr hilfreich. Jedoch müssen diese Anforderungen einheitlich sein und es dürfen keine besonderen Auflagen für die elektronischen Rechnungen gelten", so Thorsten Brand Leiter des CCSR und Berater bei der Zöller & Partner GmbH. „Desweiteren erwarten wir eine Aufklärung darüber, dass nicht zwingend entsprechende Datenträger, wie CD-ROM und DVD, erforderlich sind, sondern auch die Softwaretechnik in Kombination mit organisatorischen Maßnahmen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellen können. Hierbei stützen wir uns auf die AO, die GoBS, das HGB und die FAIT 3, die keine konkreten Speichertechnologien verlangen."
Bei allen modernen Archivspeichern wird die Unveränderbarkeit nicht auf Datenträgerebene, sondern in einer der anderen Technologiekomponenten (Firmware, Controller-Software, Schnittstellensoftware zu externen Anwendungen) zur Verfügung gestellt. Die Fokussierung nur auf das Speichermedium reicht somit nicht aus. Um die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicher zu stellen, muss eine wird durch eine Mischung aus technischen Komponenten, Berechtigungseinstellungen und organisatorische Regelung sicher gestellt. Bei Import- oder Verarbeitungsprozessen, wie z. B. Druckoutput, Import-Verzeichnissen und automatisierte Rechnungslesung oder Texterkennung, kann dies zum Beispiel durch ein Berechtigungssystem des Server-Betriebssystems, Arbeitsanweisungen für die Servier-Administration und durch Protokollierung erfolgen.
Aktuelle Marktsituation:Viele Unternehmen meistern GoBS-konforme Datenspeicherung bereits seit vielen Jahren. Für Kleinunternehmer ist die Erstellung von CD oder DVD eine gute und ordnungsgemäße Lösung. In Rechenzentren und Großunternehmen kommen immer häufiger Storage Area Network-, Network Attached Storage- und HSM (Hierarchisches Speichermanagement)-Konzepte zum Einsatz. Einzelne Anbieter von elektronischen Archivsystemen bieten die neuen „Fixed Content Storage"-Speichertechnologien auf Basis von Magnetplatten oder –bändern an, die ebenfalls die einmalige, unveränderbare Speicherung von Daten und Dokumenten sicher stellt.
Das VOI Competence Center „Steuern und Recht" (CCSR) beschäftigt sich mit allen steuerlichen und rechtlichen Fragestellungen im Umfeld elektronischen Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management und gilt als verbandsinterne Anlaufstelle für alle DMS-bezogenen rechtlichen Fragestellungen.
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