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(Online-Artikel.de) - Oft beinhaltet sie Leistungsmerkmale die nicht benötigt werden. Wie soll man vorgehen?

Es gibt die unterschiedlichsten Programme im Angebot, von ca. Euro 500 angefangen bis Euro 50.000 und mehr. Manche verdienen die Bezeichnung Speditionssoftware nicht. Die Entscheidung, welche Speditionssoftware für den jeweiligen Anwender die richtige und wirtschaftlichste ist, kann man sehr einfach treffen. Sie hat mit dem Anschaffungspreis nur wenig zu tun. Der wirklich wichtige Faktor ist der Zeitgewinn und die damit verbundene Kosteneinsparung bzw. Gewinnmaximierung. Durch Schaffung neuer Geschäftskontakte, Festigung bestehender Kontakte, Optimierung der Fahrzeugdisposition, Erzeugung von Mehrwerten, logistische Zusatzleistungen kann die gewonnene Zeit produktiver eingesetzt werden. Nur so können innerdeutsche Transportdienstleister dem ständigen Preisdruck entgehen.

Es ist kaum zu verstehen, dass die Antragsfrist für das Förderprogramm De Minimis wegen mangelnder Nachfrage soeben auf den 30.06.2009 verlängert werden musste. Man sollte annehmen, die Transportunternehmen haben die nicht rückzahlbare Förderung nicht nötig. Eine Förderung, die die Ungleichbehandlung zu Lasten der deutschen Transportunternehmen, innerhalb der EU mildern soll. Doch diese Förderung wird von den Unternehmen dringend gebraucht. Oft sind die Unternehmen jedoch mit dem täglichen Überlebenskampf so stark beschäftigt, dass solche Angebote einfach liegen bleiben. Auch für die Anschaffung Kosten sparender Softwarelösungen werden Monate gebraucht. Zwischenzeitlich wird auf die Einsparung von tausenden von Euro verzichtet.

Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien bei der Softwareanschaffung?
Wir empfehlen, wie folgt vorzugehen: 1. Ermitteln Sie exakt den Zeitaufwand den Sie für die administrative Abwicklung eines Transportauftrages in Ihrem Unternehmen momentan benötigen

• Auftragseingang
• Auftrag anlegen
• Kunden Auftrag bestätigen
• Disposition
• Auftragsübergabe an Fahrer oder Frachtführer
• Frachtpapiererstellung
• Rechnungserstellung
• Gutschriftserstellung oder Überprüfung einer Unternehmereingangsrechnung incl. Zuordnung zum Auftrag
• Kontierung der Ausgangsrechnung und evtl. der Eingangsrechnung
• Überprüfen Sie den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe der Ausgangsrechnung / Eingangsrechnung in Ihre Buchhaltung bei sich oder Ihrem Steuerberater
• ermitteln Sie den Zeitaufwand, den Sie benötigen um die Umsätze eines bestimmten LKW und aller LKW sowie eines bestimmten Kunden und aller Kunden innerhalb der letzten 30 Tage zu erhalten
• ermitteln Sie den Zeitaufwand den Sie benötigen, um zu ermitteln, wie hoch die angefallenen und berechneten Mautkosten für einen bestimmten LKW / Kunden sind. Wenn Sie hierfür mehr als ca. 2 Minuten brauchen, benötigen Sie dringend eine Speditionssoftware.

Ziehen Sie von Ihrer ermittelten Zeit 2 Minuten ab, multiplizieren dieses Ergebnis mit der Anzahl Ihrer Aufträge im Monat und errechnen die Gesamtstundenzahl. Multiplizieren Sie diese mit einem durchschnittlichen Stundensatz in Ihrem Unternehmen. Im Ergebnis erhalten Sie die Summe, die Sie monatlich einsparen können bzw. den Zeitfaktor, den Sie für Ihr Unternehmen gewinnbringender einsetzen können. Wenn Sie nun mit diesem Kenntnisstand Originalversionen (von Demo-Versionen haben Sie nichts) einiger Anbieter mit einer oder mehreren Auftragseingaben testen und das Gefühl haben, die Software mit geringem Schulungsaufwand und etwas Übung bedienen zu können, haben Sie Ihre Software gefunden. Da Sie Ihre momentanen eigenen Kosten ja ermittelt haben, können Sie leicht selbst ausrechnen, wie schnell sich der Softwareeinsatz amortisiert.

Auf Softwarelösungen, für die ein Seminar oder tageweise Schulung angeboten wird, sollte man unserer Meinung nach verzichten. Sie erkennen daran, dass man von einer einfachen Bedienung nicht mehr sprechen kann. Neue Mitarbeiter und auch neue Leistungsmerkmale (Upgrade) der jeweiligen Software erzeugen so auch häufig neue Schulungskosten. Bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, holen Sie sich noch die telefonische Meinung eines Nutzers dieser Software ein. Er sollte ein vergleichbares Geschäftsfeld wie Sie bedienen. Fragen Sie ihn auch, wie dieser mit dem Service nach dem Kauf zufrieden ist. Der ist ebenso wichtig wie die Software. Ihr Softwarelieferant wird Ihnen gerne Auskunft geben.

W. Hegebarth