1: Zielvorstellungen fixieren
Vor dem eigentlichen
QM-Systemaufbau steht immer eine Zieldefinition mit der Geschäftsführung. Außer der Präsentation der eigenen Arbeit sollte der QM Beauftragte die Wünsche und Schwerpunkte des Unternehmens klar herausarbeiten. Die Erwartungen können von der reinen Erstellung einer Dokumentation über Verbesserungsvorschläge und Umstrukturierung des Betriebs bis hin zum schnellen Erwerb eines ISO 9001 Zertifikats sehr unterschiedlich ausfallen. Wichtig ist es, die erkannten Ziele auch schriftlich festzuhalten, um späteren Missverständnissen vorzubeugen oder sie wenigstens besser ausräumen zu können.
2: Termine festlegen und durchführen
Meine Berufspraxis hat gezeigt, dass es unumgänglich ist feste Termine bereits vor Beginn der Projektarbeit, z.B. Termin der ISO 9001 Zertifizierung zu vereinbaren. Der Geschäftsführung sollte unbedingt bewusst werden, wie wichtig die vorgesehenen Zeiten für ein erfolgreiches Ergebnis sind. Falls die Einhaltung der Termine dennoch mehrmals scheitert, sollte dringend ein protokolliertes Gespräch mit der Geschäftsführung gesucht werden.
3: Der QM Beauftragte als Vermittler
Natürlich gehört auch etwas Fingerspitzengefühl zur anspruchsvollen Aufgabe eines QM Beauftragten, denn es gilt stets zwischen den Anforderungen der Firma sowie den Fähigkeiten der Mitarbeiter zu vermitteln. Wer da professionelle Kommunikationstechniken erworben hat ist klar im Vorteil.
4: Wie den Chef behandeln?
Wer mit der internen Überprüfung des Betriebes betraut ist, hat den Chef in der Regel als ersten Ansprechpartner und Vertrauensperson an seiner Seite. Somit ist es sehr schwierig die Rollen plötzlich umzukehren und den Chef selbst auf den Prüfstand zu stellen. Zumindest in der Anfangsphase wird die Betriebsleitung daher besser durch einen Kollegen oder eine externe Organisation geprüft.
5: Motivation bringt den Erfolg
Häufig scheitern hervorragende Verbesserungsideen oder dringend nötige Standardisierungen am Widerwillen der Beteiligten. Ist dies der Fall, wurde unter Umständen die Botschaft und der Sinn der Veränderungen nicht transparent genug dargelegt.
6: Alle mit einbeziehen!
Der QM Beauftragte sollte in keinem Fall den beliebten Fehler begehen, sämtliche Dokumente selbst zu erstellen. Nicht nur aus Zeitersparnis ist es sinnvoll zu delegieren, sondern auch, um die Mitarbeiter am Entstehungsprozess teilhaben zu lassen und somit ein tiefgreifendes Verständnis für die Prozesse zu erreichen.
7: Überblick behalten
Das Wichtigste beim Delegieren ist, dabei stets den Überblick zu behalten, Ergebnisse konsequent einzufordern und zu einem sinnvollen Ganzen zusammenzufügen. Ohne sorgfältig gepflegte Delegationslisten ist dies kaum zu schaffen.
8: Informationen gewinnen durch professionelle Kommunikation
Das A und O wird sein, während der Projektarbeit im Betrieb stets ein offenes Ohr für alle Mitarbeiter zu haben. Wer die wahren Interessen und Ansichten der Beschäftigten kennt, kann diese auch endlich nach ihren Fähigkeiten einsetzen.
9: Contra gehört dazu
Eine offene Opposition ist dabei die einfachste Art, um Streitigkeiten aus dem Weg zu räumen. Mit Argumenten oder notfalls auch dem Eingreifen der Betriebsleitung kann hier schnell Klarheit geschafft werden. Komplizierter wird es schon bei einem verdeckten Boykotieren des QM Systems. Hier ist eine langfristige Strategie mit der Betriebsleitung und eventuell auch
externen Beratern auszuarbeiten.
10: Weiniger ist mehr
Nirgends ist dieser Spruch passender, als wenn es um effektive Ablaufbeschreibungen im Qualitätsmanagement geht. Der Anfängerfehler von detailverliebten
QM Dokumentationen für simpelste Geschäftsabläufe ist eine Garantie für Qualitätsmanagement ohne Praxiseffekt. Deshalb darauf achten, kurze Texte oder Prozessbeschreibungen zu verfassen, die man auch selbst gerne zu Rate ziehen würde.
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