Online PR & Social Media News - Autorenportal

(Online-Artikel.de) - Weitere Kommunen können folgen. Elektronische Rechnung reduziert Verwaltungskosten und schont die Umwelt

Herford, den 02. Dezember 2010 – Schlanke Verwaltung durch moderne Prozesse: Nach diesem Motto setzt die Stadt Herford auf die elektronische Rechnung und ist damit die erste Kommune in Deutschland, die den rechtskonformen Austausch über den Sparkassen RechnungsService ermöglicht.

Im ersten Schritt kann die Stadt elektronische Rechnungen empfangen, archivieren und ohne Medienbruch im digitalen Workflow bearbeiten. Das spart wertvolle Zeit, weil die Rechnungsdaten nun elektronisch eingehen und nicht mehr per Hand eingegeben werden müssen.

Die Übermittlung ist rechtskonform u.a. wegen der aufgebrachten elektronischen Signatur. Dies sichert das zertifizierte Verfahren der ebills & more GmbH, nach dem der eBilling-Service funktioniert.

Die Lösung der Stadt Herford wurde ausführlich getestet und steht mit dem Start des Betriebes nun auch anderen Einrichtungen der Öffentlichen Verwaltung zur Verfügung. Selbstverständlich können auch Unternehmen jeglicher Größe und Branche den Sparkassen RechnungsService nutzen, um Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. Einen kompatiblen Service bieten die Volks- und Raiffeisenbanken als VR-RechnungsService. Weitere Infos unter: www.srs-bill.de und www.vr-rechnungsservice.de

Einsparungen für Versender und Empfänger
„Das Angebot der elektronischen Rechnungsstellung ist für die Stadtverwaltung ein weiterer Schritt, um Verwaltungsabläufe mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung schneller und kostengünstiger zu gestalten", erläutert Jörg Hartmann, Leiter der Abteilung Kämmerei, Steuern und Stadtkasse in Herford.

Die Stadt erhält rund 20.000 Rechnungen jährlich. Mit Umstellung auf die elektronische Rechnung eröffnet sich ein Einsparpotenzial von 20.000 Euro. Zudem verringert jede eingesparte Papierseite den CO2-Austoß, was die Umwelt schont.

Für Lieferanten ist die elektronische Rechnung einfach, preiswerter und deutlich schneller als die Papierrechnung. Bis zu 85 % lässt sich an direkten und indirekten Kosten sparen.

„In den kommenden Jahren wird sich der Anteil elektronischer Rechnungen drastisch erhöhen. Wir rechnen bereits mit über 2 Milliarden elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich für 2014 in Deutschland", erklärt Andreas Viersbach, Bereichsleiter Vertrieb bei der ebills & more. „Die Stadt Herford ist somit für die Zukunft bestens gerüstet. Und wir rechnen damit, dass diverse Kommunen diesem Beispiel folgen werden."

Über den elektronischen RechnungsService
Dem Angebot der ebills & more liegt ein webbasiertes Verfahren mit universellem Zugang zugrunde: Ein Nutzer muss lediglich über Browser & Internetzugang verfügen und sich registrieren, um seine Rechnungen über die Plattform abwickeln zu können.

Das Prinzip ist denkbar einfach: Der Anwender schreibt wie gewohnt seine Ausgangsrechnung in der vorhandenen Branchen- bzw. Faktura-Lösung wie Sage oder Lexware. Word und Excel sind auch möglich.

Anstatt nun die finale Version auf Papier auszudrucken, wählt er SIMPLYST Express in der Druckerauswahl und erzeugt damit automatisch ein lesbares PDF sowie einen XML-Datensatz. Bei Bedarf lassen sich auch Dokumente als Anlagen anhängen.

Alles andere läuft im Hintergrund auf der Web-Plattform von ebills & more: Es wird eine steuerrechtlich erforderliche, qualifizierte elektronische Signatur aufgebracht. Dann schickt das System die digitale Rechnung an den Empfänger und prüft die Signatur, damit sich wie gewohnt die Vorsteuer ziehen lässt. Außerdem kann das signierte Rechnungs-PDF mit allen Zusatzdaten in einem Web-Archiv abgelegt werden, wo es zehn Jahre für Versender und Empfänger zugänglich ist.

Der Rechnungsempfänger erhält das Rechnungs-PDF mitsamt Signatur und Prüfreport kostenlos. Bei Bedarf übermittelt ihm das System auch die Rechnungsdaten in einem Format, das er direkt weiterverarbeiten kann.

Den Vertrieb vor Ort übernehmen die teilnehmenden Sparkassen und Volks- und Raiffeisenbanken mit ihren bundesweiten Filialnetzen sowie  die ServiCon für die gewerblichen Verbundgruppen und Franchise-Systeme im ZGV. Alle drei Institutionen bieten den Vorteil der vorhandenen Kundennähe, da sie zu den meisten Unternehmen im deutschen Mittelstand bereits Geschäftsbeziehungen unterhalten.

Der RechnungsService erweitert den etablierten, elektronischen Zahlungsverkehr. Er ist in vielen Anwendungen für Onlinebanking und Cash-Management wie SFirm32, StarMoney, Genocash, Windata und weiteren bereits integriert.

Dipl.-Ing. Corinna Scholz

Über die Stadt Herford
Rund 67.000 Menschen leben in der Kreisstadt Herford, die zur Region Ostwestfalen-Lippe in Nordrhein-Westfalen gehört. In Herford steht MARTa, das einzige öffentliche Museum des amerikanischen Architekten Frank Gehry in Deutschland. Mit seiner eigenwilligen Bauweise setzt es einen unverkennbar modernen Akzent im Stadtbild. Vier mittelalterliche Hallenkirchen und viele alte Häuser zeugen dagegen von einer mehr als 1200 Jahre alten Geschichte. Starke Marken kommen aus Herford: Humana, Sulo, Poggenpohl, T&A, Brax und Bugatti sind nur einige von ihnen. Viele sogenannte hidden champions aus den Branchen Möbelindustrie, Textilwirtschaft, Maschinenbau und Kunststoffindustrie bilden das starke wirtschaftliche Rückgrat Herfords. Hinzu kommt eine vorbildliche Bildungslandschaft - im Bereich der offenen Ganztags-Grundschulen ist Herford bundesweit vorbildlich - und exzellent ausgestattete Sportstätten. Grundlegend ist das Selbstverständnis, eine soziale Stadt zu sein, in der das Miteinander gemeinsam unter starker Beteiligung des Ehrenamtes organisiert wird. Weitere Infos unter: www.herford.de

Über ebills & more
Die ebills & more GmbH ist eine unabhängige Anbieterin von Lösungen und Dienstleistungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung und unterstützt sowohl Sparkassen und Genossenschaftsbanken als auch deren Firmenkunden bei der Gestaltung und Realisierung digitaler Geschäftsprozesse. Zudem betreibt die ebills & more das ServiCon Rechnungsportal für die ServiCon eG, und damit für die gewerblichen Verbundgruppen und Franchise-Systeme im ZGV Zentralverband Gewerblicher Verbundgruppen e.V.

Die drei Marken Sparkassen RechnungsService, VR-RechnungsService und ServiCon Rechnungsportal bilden eine Mittelstandsplattform für den elektronischen Rechnungstransfer, die in dieser Form auf dem Markt zurzeit einmalig ist.

Das Kieler Unternehmen wurde 1999 von den Sparkassen in Hamburg und Schleswig-Holstein gegründet. Heute ist es ein Beteiligungsunternehmen der Currentum AG, Osnabrück, der AlphaPlus GmbH, Bonn, und der ServiCon eG, Köln.

Weitere Infos unter: www.ebillsmore.com

Über den RechnungsService
Der RechnungsService von ebills & more ist ein webbasiertes Verfahren mit universellem Zugang: Ein Nutzer muss lediglich über Browser & Internetzugang verfügen und sich registrieren, um seine Rechnungen über die Plattform abwickeln zu können. Über einen Drucker-Connector lassen sich Rechnungen aus den meisten Anwendungen ganz einfach zur Plattform transportieren. Die sonst üblichen, umfangreichen Kosten eines internen eBilling-Projektes entfallen. Statt dessen wird zum Stückpreis abgerechnet, womit sich der RechnungsService sowohl für kleine als auch große Umfänge eignet.

Die Vermarktung vor Ort übernehmen die teilnehmenden Sparkassen und Volksbanken Raiffeisenbanken mit ihren bundesweiten Filialnetzen sowie ServiCon für die gewerblichen Verbundgruppen und Franchise-Systeme im ZGV. Alle drei Institutionen bieten den Vorteil der vorhandenen Kundennähe, da sie zu den meisten Unternehmen im deutschen Mittelstand bereits Geschäftsbeziehungen unterhalten.

Der RechnungsService erweitert den etablierten, elektronischen Zahlungsverkehr. Er ist in vielen Anwendungen für Onlinebanking und Cash-Management wie SFirm32, StarMoney, Genocash, Windata oder Multicash bereits integriert.