Oberhausen, 08.09.11 // SSE-Software das bekannte Softwarehaus mit Sitz in Oberhausen teilt die wichtigsten BMF-Anforderungen für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften mit. Die SSE-Software Business Solutions GmbH & Co. KG ist kompetenter Ansprechpartner in Sachen branchenorientierte Software- und IT-Lösungen für kleine bis mittlere Unternehmen bis hin zum klassischen Mittelstand - u. a. spezialisiert auf Lösungen im Bereich Warenwirtschaft, Kassenhardware und Kassensoftware, Zeiterfassungssysteme sowie DMS- und Archivierung.
In einem neuen Schreiben im letzten Jahr hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die Anforderungen an Betriebe mit elektronischen Kassen deutlich verschärft.
Hierzu gehören u.a. auch entsprechende systemische, organisatorische, benutzer- sowie berechtigungsbezogene Anforderungen.
Bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme (elektronische Registrierkassen und PC-Kassensysteme) ist nach dem koordinierten Ländererlass vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften folgendes zu beachten:
- Die mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion oder Taxametern (Datenverarbeitungssystem) erstellten Unterlagen/Daten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden!
- Das Löschen der Journaldaten und die Aufbewahrung lediglich der ausgedruckten Unterlagen (Kassenbericht, …) ist nicht mehr zulässig!
Zu speichernde steuerlich relevante Daten sind insbesondere:
- Programmier- und Stammdatenänderungsdaten
- Journal- und Auswertungsdaten
- Das verwendete Kassensystem muss den GoB und den GoBS entsprechen!
- Die Feststellungslast dafür trägt der Steuerpflichtige.
- Die Speicherung auf externen Datenträgern oder in einem Archivsystem ist möglich, wenn Daten unveränderbar und maschinell auswertbar sind. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
Weitere Anforderungen sind:
- Aufzeichnung der unterschiedlichen Zahlungswege (Barzahlung oder Kreditkarte; Lastschriften,…)
- Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Kassen sind zu protokollieren und aufzubewahren.
- Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Kasse getrennt geführt und aufbewahrten werden.
- Aufbewahrung aller Organisationsunterlagen, insbesondere der Bedienungsanleitung, der Programmieranleitung und aller weiteren Anweisungen zur Programmierung.
- Die elektronischen Unterlagen/Daten müssen 10 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier und die Löschung der Daten ist unzulässig.
Die SSE-Software berät betroffene Firmen gerne in einem vor Ort Termin über die konkreten Anforderungen und prüft die entsprechende Umsetzbarkeit.
In diesem Zusammenhang weist SSE-Software darauf hin, dass besagte Richtlinien in der Entwicklung bei den in Kürze zur Verfügung stehenden neuen Versionen der AFS-Warenwirtschaft sowie AFS-Kassensysteme bereits funktional und softwareseitig berücksichtigt wurden.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema, sowie Informationen zu den SSE AFS-Line Warenwirtschaftslösungen sind unter www.sse-software.de, sowie den folgenden Kontaktdaten zu finden:
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