Das Schlüsselmanagement von Privathäusern und Wohnungen ist ein sehr sensibler und extrem komplexer Prozess hinsichtlich Überwachung und Kontrolle des Zugriffs auf die Räumlichkeiten. Die Identifizierung des Besuchers, Ermittlung des Grundes für seinen Besuch und/oder des Zugriffswunsches auf einen Schlüssel, Sicherstellung, dass der berechtigt entnommene Schlüssel wieder zurückgegeben wurde, inklusive aller Protokollierungen zu jedem Vorgang und deren Speicherung stellt eine große Belastung zu den zusätzlichen Aufgaben eines Concierge Service Teams oder eines Security Teams dar. Eigentümer können Schlüsselreservierungen für Familienmitglieder, Lieferanten, Handwerker oder andere Personen in Auftrag gegeben haben und müssen sichergehen, dass die Herausgabe der entsprechenden Schlüssel nur an die berechtigten Personen erfolgt und dass zur nachträglichen Klärung eventueller Unstimmigkeiten ein exaktes Protokoll vorliegt damit sämtliche Vorgänge lückenlos verifiziert werden können.
Die Lösungen von TRAKA bieten praxisbewährte Methoden, um den Schlüsselzugriff ausschließlich durch autorisierte Personen zu garantieren, inklusive der Prüfung der Schlüsselnutzung. Jeder Schlüssel oder Schlüsselbund wird über eine Sicherheitsplombe fest mit einem intelligenten Metallstift, dem Traka-iFOB, verbunden und ist darüber im elektronisch protokollierenden Schlüsselschrank eindeutig definiert und gesichert. Wenn sich der Schlüssel im Schlüsselschrank befindet, dann kann er nur noch durch das Security Team, den Eigentümer persönlich oder auf Wunsch durch berechtigte Personen entnommen werden.
Die elektronisch protokollierende Ausgabe/Rückgabe gewährleistet:
- kein Papierkram
- keine unleserlichen Unterschriften
- prüffähige Berichte
- kein menschliches Versagen
- eine permanente Aufzeichen aller entnommenen/zurückgesteckten Schlüssel
- sofortige Identifikation nicht zurückgegebener Schlüssel
Alle Benutzer müssen sich zuerst über ein Zugriffsmedium am Schlüsselschrank ausweisen bevor Sie nach positiver Überprüfung den gewünschten Schlüssel entnehmen können. Die Steuereinheit des Schlüsselschrankes ist über alle notwendigen Daten informiert. Die Überprüfung der Zugangsberechtigung erfolgt automatisch ohne weitere Menueführung und dauert ca. 1 Sekunde.
Die Zugriffsberechtigung kann folgendermaßen stattfinden:
- über einen per SMS zugesandten PIN-Code
- über RFID-Transponder oder Fingerprint-Reader
Traka-Systeme können in bestehende Management- und Kontrollsysteme integriert werden, um Doppeleingaben zu vermeiden und die Eingabe der Benutzereingaben über gesicherte Arbeitsplätze zu garantieren. Sämtliche Eingaben werden automatisch von der Traka32 Managementsoftware geprüft und an den oder die zugehörigen Schlüsselschränke weitergeleitet. Die Traka32 Software kann entweder auf einem standardmäßigen PC oder auf einem Netzwerkserver installiert werden. Die Datenbankstruktur ist entweder als Access-Datenbank oder als SQL-Serverdatenbank erhältlich. Die SQL-Serverdatenbank ist auch die Basis für die Integration in externe Facility- oder Security-Managementsysteme.
Eine interessante Funktion von Traka32 ist die Option "Besucher Reservierung". Mit deren Hilfe kann der lokale Administrator, der Facility Manager, der Wachman oder die Concierge direkt die Personendaten eines Auftragsnehmers oder Besuchers, den Grund des Besuches, die Ankunftzeit, die Dauer des Besuches oder die voraussichtliche Dauer des Handwerkereinsatzes, festlegen. Wenn der angekündigte Besucher oder Handwerker eintrifft, dann öffnet der Facility- oder Security Manager die Besucherliste und verifiziert sie. Liegt die Besuchervorbuchung vor wird sie durch den Facility- oder Security Manager bestätigt und der Schlüsselschrank schaltet den entsprechenden Schlüssel zur Entnahme frei. Liegt für einen Besucher keine Vorbuchung vor, dann kann der Rezeptionist den Eigentümer zwecks Bestätigung kontaktieren und die notwendigen Besucherdaten in den Besucher-Wizard eingeben. Ist der Datensatz komplettiert und bestätigt, dann schaltet das Traka-System den zugehörigen Schlüssel automatisch frei. Kein Schlüssel kann ohne eine Bestätigung von autorisierter Seite freigeschaltet werden, und jede Bestätigung und Eingabe wird lückenlos protokolliert. Das Facility- und Security Management inklusive der Eigentümer kann jederzeit anhand der gespeicherten Reports nachvollziehen welche Person die Räumlichkeiten betreten hat und vor allen Dingen von welcher Seite der Zugriff gestattet wurde
Das Traka Facility Management ist eine von vielen Lösungen aus dem Hause TRAKA für den Bereich der protokollierenden Schlüsselverwaltung und Zugriffskontrolle. Die elektronischen Schlüsselschränke und Fachanlagen von TRAKA sind modulare Systeme und passen sich flexibel jeder Unternehmensgröße jedem Anwendungsfall an, egal ob 10 oder 10.000 Steckplätze oder Objekte verwalten werden müssen.
Author: Friedel Hacker (Dipl.-Ing.)
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