Lotus Notes™ Protokolldokumente & Auftragsdokumente
Für Lotus Notes™ Anwender gibt es eine interessante neue Applikation. Unternehmen die ihre Aktennotizen und Protokolle bzw. Sitzungsprotokolle per heute noch mit konventionellen Textverarbeitungsprogrammen erstellen und auf Betriebssystemebene im lokalen Netzwerk speichern, finden in der neuen Applikation "Protokolle und Aktennotizen" des Unternehmens RI-SE Enterprise eine durchaus sinnvolle Alternative.
Die Anwendung wurde explizit dafür entwickelt, Protokolldokumente und Aktennotizen zu erstellen und langfristig zu speichern. Die typischen Vorteile einer Lotus Notes Applikation kommen bei einer derartigen Anwendung natürlich in vollem Umfang zum Tragen. Ein vollautomatisches Wiedervorlagesystem, gezielt einstellbare Zugriffsberechtigungen, verhältnismäßig komfortable Layout-Gestaltungsmöglichkeiten der Dokumente, ein frei konfigurierbarer Genehmigungsworkflow, beliebig viele Dateianhänge pro Dokument ... sind nur einige der durchaus gelungenen Funktionalitäten dieser Lotus Notes Datenbank.
Besonders hervorzuheben ist das integrierte Auftragsmodul. Mit diesem ist es möglich in nur wenigen Schritten aus erstellten Protokolldokumenten vollwertige Auftragsdokumente als Töchter zum Hauptdokument zu erzeugen. Die Nennung der zuständigen Personen oder Gruppen sowie die Angabe der Fälligkeit ist in wenigen Sekunden erledigt. Auf Wunsch können aus dem Protokolldokument sogar selektierte Text- oder Tabellenabschnitte in den Inhaltsteil des Auftrages übernommen werden ohne manuelle Copy + Paste Funktionen nutzen zu müssen. Alle erstellten Aufträge können in verschiedenen Ansichten komfortabel überwacht und werden. Verantwortliche Personen bzw. Abteilungs- und Bereichsleiter können so in Sekunden erkennen, wie hoch das gesamte Auftragsvolumen ist und in welchem Status sich die Auftragsdokumente derzeit befinden. Sofern das Fälligkeitsdatum eines Auftrages erreicht ist, erhalten die zuständigen Personen, und auf Wunsch auch der Autor des Auftrages, automatisch eine E-Mail mit einer entsprechenden Dokumentenverlinkung.
Alles in allem macht die Applikation einen sehr aufgeräumten und dennoch funktionalen Eindruck. Aufwändig gestaltete Navigationselemente sowie konfigurierbare Masken lassen die Arbeit mit dieser Lotus Notes Datenbank recht leicht von der Hand gehen. Protokolle und Aktennotizen ist eine durchaus betrachtenswerte Alternative zu konventionellen Textverarbeitungen und bringt dank der Datenbankfunktionalitäten eine Menge Vorteile mit sich.
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