Bubble-Chart zur Portfolio-Überwachung
Im dritten und letzten Teil der Projektportfoliomanagement-Reihe von Can Do stehen die Freigabe von Projekten und die Akzeptanz von Projektmanagement bei den Mitarbeitern im Mittelpunkt. Im Projektportfolio sind alle geplanten und laufenden Projekte gesammelt; hier kann der Portfoliomanager in einem Simulationsmodus prüfen, ob seine Vorhaben aus finanzieller und kapazitativer Sicht realisierbar sind. Vor der Freigabe der Projekte kann er so die gesamte Risikosituation überschauen und bspw. auch die Auswirkungen der geplanten Projekte auf die laufenden Projekte simulieren. Je genauer und stichhaltiger die Informationslage der laufenden Projekte ist, desto genauer und verlässlicher gestaltet sich die Simulation der verschiedenen Szenarien. Daher ist es wichtig, die Dynamik der aktuellen Projekte zeitnah in der Simulationssoftware abzubilden und die Projektinformationen einfließen zu lassen.
Informationen gehören zu den wichtigsten Güter eines Unternehmens – daher ist es von zentraler Bedeutung, dass die Mitarbeiter die Datenerfassung eines Unternehmens akzeptieren und unterstützen. Bei der Implementierung einer Projektmanagement-Software ist die mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter eines der größten Probleme. Dies liegt häufig darin begründet, dass die Mitarbeiter den Nutzen des Tools nicht kennen bzw. die Dateneingabe (z.B. die Zeiterfassung), als Belastung oder als Überwachung empfinden. Durch eine transparente Darstellung der Entscheidungen und Projekte kann die Akzeptanz der Mitarbeiter verbessert werden. Dazu müssen die Informationen, die zu Entscheidungen führen, offen und ehrlich dargestellt werden: Der Projektmitarbeiter muss einen direkten Bezug zwischen seiner Arbeit und den weiterführenden Zielen (z.B. Meilensteine) des Projekts herstellen können. In diesem Bereich hat sich das so genannte Balanced Scorecard-Verfahren in den letzten Jahren als hilfreich erwiesen.
Im ersten Teil der Projektportfoliomanagement-Reihe hatte Can Do die Bestandteile eines Portfoliosystems vorgestellt – von der Projektidee bis zum Projekt-Archiv. Im zweiten Teil skizzierte der Hersteller der Projektmanagement-Software Can Do project intelligence die Möglichkeiten eines Simulationssystems. Dabei wurden auch die Themen Risikomanagement in Portfolien, der Umgang mit Ideen, inakkurate Betrachtungen, die Bewertung von Portfolien und agiles Ressourcenmanagement vorgestellt.
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