Renee Ossowski
MS-Project ist eine Software, die einen „Spiegel der Methoden" bildet. D.h., die Analogie zum „Ei zuerst oder Huhn zuerst" lautet hier „Methoden zuerst". MS-Project bildet sozusagen einen „apportioned Effort" der ohne die Methoden dem „discrete Effort", nicht existent wäre. So kann es kommen, daß bestimmte Funktionalitäten in MS-Project für Verwirrung sorgen, falls die dahinter liegenden Methoden nicht bekannt sind. Im folgenden Artikel soll diese Systematik etwas beleuchtet werden.
PmBok® Guide und MS-Project - geht das?
Wie im Vorspann schon vermerkt, schwebt MS-Project nicht im freien Raum. Allerdings existiert durchaus Projektmanagmentsoftware, die nur sehr wenig mit den allgemeinen Methoden des Projektmanagements zu tun hat.
Falls Sie also planen eine PM-Software zu kaufen, sollten Sie den PmBok Guide in die Hand nehmen und insbesondere die Kapitel Scope Management, Time Management und Cost Management frequentieren. Früher oder später werden Sie versuchen, erlernte Methoden mit MS-Project umzusetzen. Denn fast alle Werkzeuge und Verfahren der genannten Kapitel, bilden einen signifikanten Bezug zu MS-Project.
Dazu aus jedem Kapitel ein Beispiel:
- Im Kapitel Scope Management wird der gesamte Inhalt und Umfang eines Projekts definiert, in prosa und grafisch beschrieben und über alle Interessengruppen hinweg verifiziert.
Ein neues Werkzeug in der Fourth Edition bildet hier die Traceability Matrix (S.111 PmBook Guide Fourth Edition). Diese Traceability Matrix wurde von den Softwareentwicklern ausgeliehen. Softwareentwickler verlinken über diese Matrix Testfälle mit Funktionen, um eine Rückverfolgbarkeit zwischen den Komponenten sicher zu stellen.
Im Projektmanagement werden damit die Arbeitspakete oder Terminplanvorgänge basierend auf ihren Anforderungen gemäß Statement of work (Lastenheft) verlinkt. Jede Ressource sollte unmittelbar auf die Anforderungen ihrer Liefergegenstände (Output eines Arbeitspakets) zugreifen können.
MS-Project bedient diesen methodischen Bedarf auf zweierlei Weise: Entweder man verlinkt den jeweiligen Terminplanvorgang mit einem externen Dokument, daß die Anforderungen nachweist oder Sie integrieren dieses Dokument als Objekt in die MS-Project Projektdatei mit unmittelbaren Bezug zu dem Terminplanvorgang. Damit ist sichergestellt, daß jeder Mitarbeiter direkt auf die Anforderungen zugreifen kann.
Natürlich existieren noch andere, mit MS-Project umsetzbare Features in diesem Kapitel.
- Das Kapitel Time Management bildet den klassischsten Themenbereich des Projektmanagements ab. Auf Seite 166 des Cost Managements wird unter anderem auf das Earned Value Management (EVM) Bezug genommen. Es wird auf Control Accounts verwiesen, die einerseits im Rahmen eines Projektstrukturplans Kosten geclusterteter Arbeitspakete zusammenfassen, die dann an dieser Stelle durch das Buchhaltungssystem des Unternehmens erfaßt werden können.
Andererseits werden im PmBok Guide 2004 diese Control Accounts im Kapitel Scope Management zusammen mit den Planning Packages unter dem Oberbegriff "Planungskomponente" plaziert.
Für das Tracking des Projektleiters auf Kosten- und Terminebene werden hier die Kennzahlen des EVM erfaßt, die Aussagen zum Cost Performance Index und Schedule Performance Index machen.
Um diese beiden Indizes zu ermitteln, müssen die Arbeitspakete respektive Terminplanvorgänge in drei Gruppen klassifiziert werden: Discrete Effort, Apportioned Effort und Level of Effort.
(Eine problemlose Messung erlauben Arbeitsinhalte, die dem Discrete Effort zugeordnet wurden)
MS-Project bedient eine eindeutige Zuordnung der Klassifizierungen durch das Zuweisen von Attributen. So lässt sich nicht nur der Earned Value (Fertigstellungswert) absolut bereinigt messen, auch gefilterte Ansichten auf der Kalenderachse mit den jeweiligen Klassifizierungen können dediziert abgebildet werden. Über diese Attribute werden komplexe Informationen einfach auf die notwendigen Informationen reduziert.
- Das Kapitel Cost Management dient neben den allgemeinen Grundlagen der Kostenrechnung, pimär der Überwachung und Steuerung des Projekts auf Basis monetär bewerteter Arbeitspakete. Hier wird bevorzugt die Earned Value Analyse angewendet. Ein Verfahren, daß nach 30 – 40% der Durchführung der Ausführungsphasen – also in den Zeiträumen, in denen echte Wertschöpfung betrieben wird – signifikante und objektive Daten erfasst, die für extrem sichere Prognosen in die Zukunft verwendet werden können (Estimate at Completion;Estimate to Completion).
Hier gilt wirklich die Maxime: "Sag mir wie Dein Projekt beginnt, ich sage Dir, wie es endet"! Schon im Rahmen der Planung bildet MS-Project ein unverzichtbares Werkzeug zur Ermittlung des Budgets. Jede Kostenart lässt sich auf die kleinsten Elemente des Projekts projizieren, so daß dieses Element ein "Projekt im Projekt" bildet. Was Sie also auf dieser Ebene genau und verantwortlich schätzen, wird sich auf der verdichteten Ebene des Projekts ebenfalls vertrauenswürdig konsolidieren.
MS-Project und die Prozesssicht nach PMI®
Aber nicht nur diese drei Themenbereiche, Scope, Time und Cost werden durch MS-Project supported und umgesetzt. Auch die 5 Prozessgruppen, die 36 Prozesse des Projektmanagements und die 6 Prozesse des Intergrationsmanagements nach PMI, lassen sich in ihrer Komplexität über MS-Project effektiv reduzieren.
Dies ist eine Kernkompetenz MS-Projects, die von vielen Anwendern bisher nicht verstanden worden ist: Reduktion der Informationsfülle auf die Kerndaten in diversen Views oder Ansichten, die für eine Analyse und damit verbundene Steuerungsmaßnahmen notwendig sind. Es gilt, MS-Project auf PmBok Basis so zu konfigurieren, daß mit einem Umschalten auf eine andere Ansicht nur die Daten, die Prozesse, die Lieferantenaufgaben, die Risikoelemente, die Qualitätsicherungsmaßnahmen usw....usw. angezeigt werden, die für die aktuelle Analyse relevant sind.
Dazu gilt es im Unternehmen collaborativ die Prozesse nach PMI zu kennen und deren Werkzeuge und Verfahren mit MS-Project umzusetzen.
MS-Project stellt also geradezu ein echtes "Reduzierungswerkzeug" für projektübliche Komplexität dar.
Fazit:
Es genügt nicht, entweder MS-Project zu erlernen oder eine Projektmanager Zertifizierung zu erlangen. Das Tool und die Methoden gehören zusammen. Um diesen "Führerschein" zu erlangen, bietet Ihnen Renee Ossowski im Januar 2010 in der 4 Kalenderwoche ein fünftägiges Seminar, "MS-Project auf Basis des PmBok Guide 2008" unter www.eustress.de
Zugelassen zu diesem Seminar werden PMP´s, Prince2 Practioners und IPMA Level B zertifizierte Projektleiter. Auch Projektleiter, die über ein Teilnahmezertifikat über eines der o.g. Vorbereitungsseminare verfügen, sind berechtigt teilzunehmen. Auf Basis dieses Seminar kann ebenfalls eine MS-Project Zertifizierung über ein Prometriccenter erreicht werden.
Renee Ossowski,Dipl. Betriebswirt, Prince2 Practioner
Kommentare von Besucher !
