Renee Ossowski, Projektmanagementrainer
"Herr Meier brauchen Sie wirklich ein Projektmanagementseminar um Ihre Projekte in den Griff zu bekommen? Sie sind doch jetzt schon ein alter Hase.......
Mmhh... also Frau Kloppstock, buchen Sie mal 2 Tage MS-Project für Herrn Meier, damit das Controlling endlich klappt und wir wieder wissen, wie sich der Status unserer Projekte darstellt!"
So oder ähnlich lief Weiterbildung im Projektmanagement noch vor einigen Jahren in vielen deutschen Unternehmen ab. Inzwischen hat sich in vielen Unternehmen eine ganzheitlichere Sicht auf "Projektmanagement" etabliert und man hat die Notwendigkeit erkannt, Weiterbildung im Projektmanagement auf stabilere Säulen zu stellen.
Leider tragen aber immer noch viele Weiterbildungsunternehmen zu diesem Klischee bei, Projektmanagement oder auch die Tools für Projektmanagement mal so nebenbei zu erlernen. Insbesondere IT-Weiterbildner vermittlen MS-Project aus einer funktionalen Perspektive (als Office - Schulung), wobei der Beleuchtung aus Sicht der Methoden des Projektmanagements wichtiger ist.
"MS-Project in 2 Tagen" oder "MS-Project im Handumdrehen" suggeriert Entscheidern in Unternehmen, ihre Mitarbeiter könnten mal ebenso nebenbei, ein wirkungsvolles Projektmanagement erlernen.
Dabei verschweigt man, daß MS-Project ein Spiegel der Methoden ist. Um eine ganzheitliche und gefestigte Methodenkenntnis zu erlangen, benötigt der durchschnittliche Projektleiter 25 - 30 Personentage mit einem hohen Anteil an Schulung. Dieser Aufwand betrifft alle oben genannten Zertifizierungen in ähnlicher Weise.
Dieses Klischee, hat bei vielen "quick trained" Projektleitern ein negatives Image für MS-Project erzeugt. "MS-Project sei zu komplex und hat zu viele Funktionen" ist eine häufige Kritik
Nicht MS-Project ist komplex - Projektmanagement ist komplex!An der Komplexität der Projekte orientieren sich die Methoden und deren Werkzeuge. MS-Project ist auch ein Werkzeug.
Z.B. Seminarteilnehmer mit PM-Methodenkenntnissen zeigen immer wieder, daß der Zugang zu MS-Project weit leichter von statten geht, als bei Teilnehmern ohne signifikanten Methodenkenntnisse. Da der Anteil der nicht methodenerfahrenen Teilnehmer noch sehr hoch ist, sollten MS-Project Seminare dies durch Methodenanteile frequentieren.
Dazu zwei Beispiele:Ein Projektleiter der den Unterschied zwischen Dauer und Aufwand im Rahmen der Methodenlehre wirklich verstanden hat, wird unter MS-Project nach den entsprechenden Funktionen suchen, Aufwand und Dauer unabhängig von einander zu tracken oder zu verfolgen. Diese Funktionalität stellt für diesen Projektleiter dann kein verkomplizierndes Add on dar, nein, er wird sich freuen, diese beiden Parmeter unabhängig voneinander tracken zu können und ein transparenteres Bild über den Status seines Projekts zu erhalten.
Diese Funktionalität hat Microsoft also nicht just for fun integriert. Die Praxis der Projekte benötigt diese Funktion!
Aufwand und Dauer können in den meisten Projekten nicht terminpropotional gepflegt werden. Sehr schnell driften Aufwand und Dauer auseinander.
Wenn ein Softwareentwickler einem Arbeitspaket zugeordnet ist, daß 10 Tage dauert, so ergibt sich bei einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden ein Aufwand von 80 Stunden.
Geht der Softwareentwickler am 5. Tag um 12:00 zum Zahnarzt und bekommt dort einen Zahn gezogen, dann wird sich im Rahmen des Trackings um 17:00 des 5. Tages eine "relative aktuelle Dauer" von 50% ergeben, der "relativer Aufwand" aber nur 45% (36 Stunden anstatt 40 Stunden) betragen. Die Parameter müßen also "nicht-terminproportional" gepflegt werden, da nicht nur die unterschiedlichen relativen Anteile in eine Beurteilung eingehen, sondern auch die daran anhängenden unterschiedlichen Kosten. Beim Aufwand die Kosten für Ressourcen und bei der Dauer die "zeitintensiven Kosten", die auch überwacht werden sollten.
Im zweiten Beispiel soll das Earned Value Managment genannt werden, daß aber auch nur im Kontext der des 1. Beispiels sinnvoll angewendet werden kann. Auch hier kann gesagt werden - ein Projektleiter der Earned Value Management als Methode erlernt hat, wird unter MS-Project danach suchen. Viele der Indizies und Kennzahlen sind unter MS-Project präsent, fehlende Kennzahlen lassen sich benutzerdefiniert erzeugen.
Der Earned Value beschreibt den Fertigstellungsgrad des Projektprodukts und wird monetär bewertet, denn Aufwand und Dauer sind ebenfalls wichtige Parameter, machen aber keine Aussage über den Fertigstellungsgrad.
Erst der Fertigstellungsgrad erzeugt in Kombination mit anderen Parametern ein objektive Aussage über den Status des Projekts.
Die Statusse werden über Statusfortschritsskonventionen objektiviert verbucht. Manipulierende Schätzungen sind nicht mehr möglich. Signifikante Prognosen für die Restlaufzeit eines Projekts bezogen auf Kosten und Aufwände, lassen sich nach 30% - 40% der Projektlaufzeit mit sehr geringen Abweichungen generieren.
MS-Project kann diese Methode, insbesondere in Verbindung mit dem MS-Projct Server, problemlos umsetzen.
An diesen zwei Beispielen dürfte den meisten Praktikern deutlich werden, daß eine Software wie MS-Project der Methodenkenntniß bedarf.
Wie Projektleiter sich ganzeitlich qualifizieren und darüberhinaus den Rollout einer ganzheitlichen Projektumgebung im unternehmen forcieren, möchte ich in meinem nächsten Artrikel aufzeigen: "
Projektmanagement Rollout mit PMP®, Prince2®, Earned Value Management und MS-Project"
Renee Ossowski
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