Zahllose private Steuerzahler reichen jedes Jahr ihre Einkommensteuererklärungen bei den Finanzämtern ein. Aber welche Belege müssen steuerpflichtige Privatpersonen aufbewahren, wenn ihre Einkommensteuererklärung abgegeben ist? Dies schildert Jürgen-Dieter Körnig, langjährig erfahrener Steuerberater aus Mannheim.
Gewerblich und unternehmerisch tätige Personen oder Organisationen sind per Gesetz verbindlich zur Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren angehalten. Für steuerpflichtige Privatpersonen besteht, von wenigen Ausnahmen abgesehen, keine derartige Verpflichtung.
In ihrer steuerrechtlichen Funktion als Arbeitnehmer, Anleger, Vermieter oder auch Rentner müssen Steuerpflichtige Belege über Werbungskosten, Sonderausgaben und andere steuerrelevante Ausgaben bestenfalls so lange behalten, bis sie diese mittels der Einkommensteuererklärung an die Finanzbehörden weitergeleitet haben.
Hierzu ist es im Übrigen nicht nötig, Originaldokumente einzureichen, was insbesondere bei so manchem sensiblen Dokument auch nicht sinnvoll wäre. Dem Finanzamt genügt es in aller Regel, den Ausdruck einer pdf-Datei zu erhalten, sofern nichts auf eine mangelnde Authentizität des Dokumentes hindeutet.
Da private Steuerzahler keine einschlägige Aufbewahrungspflicht trifft, steht es in ihrem Ermessen, mit Belegen, die mit dem Einkommensteuerbescheid zurückgesandt werden, zu verfahren, wie sie es für richtig halten. Dies bleibt auch gültig, wenn der fragliche Bescheid nur unter dem Vorbehalt einer Nachprüfung erteilt wurde.
Es fällt in die Obliegenheit der Finanzämter, für eine ausreichend genaue Prüfung eingereichter Belege Sorge zu tragen. Ist in Ausnahmefällen eine Neueinreichung angezeigt, muss das Amt den Steuerzahler hiervon ausdrücklich in Kenntnis setzen oder die betreffenden Belege bis zur Aufklärung des Sachverhaltes einbehalten.
Es existieren zwei Ausnahmen hinsichtlich der privaten Belegaufbewahrung:
- Nachweise für private Überschusseinkünfte von über 500.000 Euro im Jahr sind für einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren.
- Rechnungen über umsatzsteuerlich relevante Werklieferungen und weitere grundstücksbezogene Leistungen müssen wenigstens zwei Jahre lang verwahrt werden.
Gewerbliche und private Steuerzahler werden hinsichtlich der Aufbewahrung von Belegen ausgesprochen unterschiedlich behandelt. Hier stellt sich wiedereinmal die Komplexität der deutschen Steuergesetzgebung heraus, die es auch für private Steuerpflichtige angeraten erscheinen lässt, auf einen professionellen Steuerberater zu vertrauen. Der langjährig erfahrene Mannheimer Steuerberater Jürgen-Dieter Körnig steht gewerblichen und privaten Mandanten in allen steuerlichen Angelegenheiten jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Verfügung.
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Steuerberater Jürgen-Dieter Körnig
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