Outlook Synchronisieren mit SimpleSYN
Outlook ist heute aus den meisten Firmen nicht mehr wegzudenken. Hier laufen E-Mails, Kontakte, Termine und Notizen zusammen. Viele Mitarbeiter verwenden allerdings mehr als einen Rechner. Sie setzen Ihr mobiles Notebook bei Kundengesprächen ein und erledigen im Büro oder zu Hause andere Arbeiten am Desktoprechner. Ob beim Kunden, im Büro oder zu Hause – alle Outlook-Daten sollen dabei stets aktuell und jederzeit verfügbar sein.
Was also tun? Auf dem Markt werden eine Reihe von unterschiedlichen Synchronisationsprogrammen angeboten, die Microsoft Outlook auf unterschiedlichen PCs abgleichen und somit immer aktuell halten. Eines dieser Programme ist SimpleSYN, welches im großen Vergleichstest des Computermagazin c't in der Ausgabe 17/09 ausführlich getestet wurde und von der Redaktion ein Spitzenergebnis erhielt.
Die Synchronisationssoftware muss auf allen Computern, die synchronisiert werden sollen, installiert werden. Durch einen Konfigurationsassistenten ist die Einrichtung in wenigen Schritten erledigt. Anschließend erfolgt die erste Outlook-Synchronisation, die je nach Größe der Outlook-Datendatei einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Nach dem ersten
Outlook Synchronisieren gleicht SimpleSYN nur noch die reinen Änderungen am Outlook-Datenbestand ab und das vollkommen automatisch im Hintergrund. Sobald die Computer eine Verbindung hergestellt haben, erfolgt die Synchronisierung kontinuierlich und in Echtzeit. Es gibt keinerlei Beschränkungen auf Art oder Umfang der zu synchronisierenden Elemente, egal ob E-Mails, Termine, Kontakte, Notizen oder Aufgaben synchronisiert werden sollen. Zusätzlich synchronisiert SimpleSYN Statusänderungen, Kennzeichnungen und Exchange-Postfächer. Das Tool kann der Anwender zudem individuell auf seine Bedürfnisse anpassen. Somit lassen sich Richtung und Art der Synchronisierung (neue, geänderte und gelöschte Elemente) für jeden einzelnen Outlook-Ordner festlegen um z.B. Änderungen am Outlook-Datenbestand nur in eine Richtung abzugleichen oder um nur neue E-Mails zu synchronisieren.
Besonders für den Datenaustausch in Unternehmen enthält SimpleSYN eine Rechtevergabe, um Outlook-Ordner nur für bestimmte Benutzer freizugeben. So erhält der Arbeitskollege etwa nur die neuen Termine und Aufgaben, nicht aber die E-Mails, die für seine Arbeit gar nicht von Bedeutung sind. Für das Setzen der Berechtigung können Windows/Domänenbenutzer oder die interne Benutzerverwaltung von SimpleSYN verwendet werden.
Die Software wird in zwei unterschiedlichen Versionen angeboten. Die Standardversion gleicht die Outlook-Daten im lokalen Netzwerk über eine LAN-, WLAN- oder eine VPN-Verbindung ab. Die Businessversion bietet zusätzlich die Möglichkeit, Outlook weltweit über das Internet zu synchronisieren und durch eine Filterfunktion bestimmte Outlook-Elemente von der Synchronisierung auszuschließen.
SimpleSYN kann in gemischten Windows-Umgebungen (32-Bit/64-Bit) und unter unterschiedlichen Outlook-Versionen (ab Outlook 2002) eingesetzt werden. Beide Versionen können kostenlos 30 Tage und ohne Einschränkungen getestet werden. Wer SimpleSYN nach dem Testzeitraum weiter ausführen möchte, erhält die Standardversion für preisgünstige 39,00 Euro in der 2-Computer-Lizenz, die Businessversion ist für 49,00 Euro zu haben.
Torsten Leithold
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