Bei der Aufdeckung von dolosen Handlungen in Unternehmen spielen Hinweisgebersysteme eine große, wenn nicht die wichtigste Rolle. Neben anonymen, webbasierten Systemen ist der Ombudsmann eine Funktion, bei der interne und externe Stakeholder persönlich Hinweise auf dolose Handlungen geben können. Auf Grund seiner Stellung als externer Rechtsanwalt sind alle eingehenden Hinweise vor einem Zugriff – gleich durch wen auch immer - durch das Anwaltsprivileg besonders geschützt.
„Ein Ombudsmann ist eine Person, an die sich der Hinweisgeber anonym wenden kann, die ihm Vertraulichkeit garantiert, bei der er Fragen stellen kann und von dem er Antworten erhält", so Rechtsanwalt und Certified Fraud Examiner Bernd Klose. „Bei einem webbasierten System geht das nicht. Viele Unternehmen bevorzugen darum eine persönliche Anlaufstelle für ihre Hinweisgeber, die zudem die Hinweise so weit aufbereitet, dass sie im Unternehmen weiter verwendet werden können, ohne dass jemals die Identität des Hinweisgebers offenbart würde, wenn er das nicht wünscht.."
Im Unterschied zu webbasierten Systemen, bei denen ein Austausch maximal in Form von Emails möglich ist, können Ombudsmänner in einem direkten und vertraulichen Dialog einen gemeldeten Sachverhalt beurteilen. Damit können viele, beispielsweise strafrechtlich nicht relevante Sachverhalte von weitergehenden Maßnahmen ausgeschlossen werden, ehe sich eine Compliance- oder Interne Revisionsabteilung damit befassen muss. Weil Sonderuntersuchungen in der Regel immer sehr teuer sind, kann man auf diese Weise auch Geld sparen.
„Wir freuen uns, dass wir nun mit einem solchen kompetenten Fachmann unser Netzwerk um diese Dienstleistung erweitern konnten", meint Elmar Schwager, Geschäftsleiter von The AuditFactory. „Mit ihm zusammen können wir Unternehmen helfen, sich gegen Straftäter zu wappnen. Wir können auch die grundlegenden Fragen in Zusammenhang mit einem Ombudsmann diskutieren und beantworten."
Dabei war Klose in seiner Funktion schon sehr erfolgreich. Er ist bereits seit längerem als Ombudsmann tätig und arbeitet in dieser Funktion zum Beispiel für ein Unternehmen, das sich auf Grund der Sanktionierung durch eine internationale Organisation wegen Korruptionsvorwürfen zur Etablierung eines Compliance Systems entschlossen hat. Ein Element dieses Systems ist der Ombudsmann und die Schulung der Mitarbeiter, die Klose ebenfalls durchführt. Das betroffene Unternehmen konnte es durch die Einführung und Zertifizierung seines Compliance Systems erreichen, dass die gegen es verhängten Sanktionen aufgehoben wurden.
Neben vielen Vorträgen und Schulungen zu Themen aus den Bereichen Fraud, Compliance und Rechtswesen, unter anderem als nebenberufliche Lehrkraft (Lehrbeauftragter) bei der Steinbeis-Hochschule in Berlin im Rahmen deren MBA-Ausbildungsgangs Risk & Fraud Management, dem Bundeskriminalamt und den Ausbildungsabteilungen der Polizeien in Hessen und Nordrhein-Westfalen ist unser Netzwerker ein Spezialist für Asset Tracing und Recovery in den beiden verschiedenen Rechtsräumen des Common Law und des kontinentaleuropäischen Rechts.
Von der unter dem Dach der Internationalen Handelskammer in Paris (ICC) gegründeten Vereinigung FraudNet, dem Zusammenschluss der weltweit führenden Rechtsanwälte auf dem Gebiet des Asset Tracing and Recovery, wurde Klose als ihr deutsches Mitglied berufen.
Das nunmehr erweiterte Portfolio von The AuditFactory umfasst im Wesentlichen folgende Leistungen:
- Beratung im Vorfeld der Etablierung von Hinweisgebersystemen
- Beratung bei der Wirksamkeit von Anti Fraud Management Systemen
- Ausübung der Funktion des externen Ombudsmannes
- Durchführung von Sonderuntersuchungen bei Verdachtsfällen
- Juristische Beratung hinsichtlich der Handlungsoptionen im Verdachts- oder Deliktsfall
- Asset Tracing & Asset Recovery national und international im Rahmen der Aufarbeitung von dolosen Handlungen
Elmar Schwager, The AuditFactory
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