In vielen Industrie- und Handelsunternehmen ist es trotz einer intern vorhandenen Planungs- oder Bauabteilung üblich, zusätzlich externe Dienstleistungen zur Abwicklung der eigenen Bauvorhaben in Anspruch zu nehmen. Die Gründe hierfür sind im Wesentlichen:
- Stark reduzierte Ressourcen durch Lean Management
- Bauen ist keine Kernkompetenz des Unternehmens
- Kostenvorteil im Vergleich zum eigenen Mitarbeiter
- Abdeckung von Spitzen bei zeitlich gehäufter Bautätigkeit
- Abdeckung von fehlendem Know-How
Während sich die externen Leistungen bislang hauptsächlich auf Teile der Planungs- und Bauleitungsaktivitäten bezogen, ist durch die weitere Reduktion der Eigenleistungen eine Verschiebung auf nahezu alle Bereiche des Abwicklungsprozesses eingetreten. Das heißt, an die Stelle des internen Mitarbeiters tritt je nach Leistung nun ein externer Mitarbeiter. Dies betrifft auch so sensible Bereich wie den Einkauf (z.B. den Vergabeprozess) oder das Rechnungswesen (z.B. die Rechnungsprüfung) als Teil des Abwicklungsprozesses.
Die von uns geprüften Unternehmen sind sich dabei nicht bewusst, dass durch diese Umstände zusätzliche Schnittstellen entstehen, die ohne zusätzliche Maßnahmen zu Schwachstellen und Risiken führen und so das grundsätzlich ohnehin vorhandene Risikopotential bis hin zu Straftaten noch erhöhen.
Der externe Dienstleister wird vielfach dem internen Mitarbeiter gleichgestellt, genießt also volles Vertrauen. Von einem externen Dienstleister kann jedoch nicht zwangsläufig das gleiche Verhalten wie von einem Mitarbeiter erwartet werden. Im Ernstfall wird sich der Dienstleister immer entsprechend seiner Beauftragung und den zugehörigen Vertragsbedingungen verhalten. Solche Beauftragungen bedürfen daher z.B. bei der Leistungsabgrenzung einer besonderen Sorgfalt.
Leistungskontrollen finden in der Regel nur oberflächlich oder gar nicht statt. Die Betreuung des Externen und dessen Leistungsüberwachung beschränkt sich auf die Fälle, in denen es bereits zu Problemen gekommen ist.
Um die Risiken aus der Externalisierung zu reduzieren, halten wir folgende Maßnahmen bez. der zusätzlichen Schnittstellen in der Ablauf- und Aufbauorganisation für notwendig:
- Eindeutige und erschöpfende Beschreibung der externen Leistung
- Definition der Anforderungen an Input/Output der Schnittstelle
- Benennung eines internen Ansprechpartners für den Dienstleister
- Termincontrolling für die externen Leistungen
- Laufende Leistungsüberwachung
- Leistungskontrolle mit Abnahme der Leistungen
Die vorgenannten Maßnahmen führen zu einem internen Mehraufwand, der ausschließlich von fachkundigen Mitarbeitern geleistet werden kann. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen seine Planungs- oder Bauabteilung nicht vollständig nach extern verlagern kann, weil dann der notwendige Überwachungs- und Betreuungsaufwand nicht mehr möglich ist und deswegen die Risiken voll wirksam werden.
Diesen Mehraufwand schätzen wir auf Grund unserer Erfahrung im Durchschnitt auf etwa fünfzehn bis zwanzig Prozent der externen Leistung. Hinzu kommt noch der interne Aufwand für die Beschaffung und Abrechnung der externen Leistungen. Der oben genannte Kostenvorteil wird also durch den Mehraufwand deutlich kleiner oder verkehrt sich ins Gegenteil.
Bei der Bewertung des Aufwandes ist auch zu berücksichtigen, wie viele zusätzliche Schnittstellen entstehen und wie viele verschiedene Dienstleister mit welcher Verantwortung vorhanden sind. Das heißt, bei der Auswahl der nach extern zu vergebenden Leistungen ist zu beachten, ob eine Teilleistung (unterstützende Tätigkeit, Zulieferung) oder eine vollständige Leistung (in sich abgeschlossen, klar abgrenzbar) vorliegt.
Bei der Auswahl der externen Leistungen ist weiter zu berücksichtigen, dass die generell mit den Leistungen verbundenen Risiken nicht gleich hoch zu bewerten sind, sondern in solche mit hohem und niedrigem Risiko eingestuft werden können.
Leistungen, die mit einem hohem Risiko zu bewerten sind, sehen wir beispielsweise bei:
- Kostenermittlungen
- Erstellung von Leistungsbeschreibungen /Leistungsverzeichnissen
- Bieterauswahl
- Angebotsauswertungen
- Prüfung und Genehmigung von Nachträgen einschließlich Stundenlohnarbeiten
- Leistungsermittlung und Leistungsanerkennung
- Rechnungsprüfung
- Abnahme
Bauvorhaben kosten, wenn es sich nicht um kleinere Instandhaltungen handelt, oftmals Beträge in sechs- oder siebenstelliger Höhe und müssen darum besonders überwacht werden. Bei der Beurteilung des Internen Kontrollsystems, der Prozessanalyse und seiner Verbesserung können wir Hilfe leisten.
Elmar Schwager
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