Büromitarbeiter am Multifunktionsgerät (MFP). Foto: NSi Europe
Wetzlar, 08. November 2011 – Der Umgang mit Dokumenten in deutschen Unternehmen ist umständlicher als nötig, ergab eine aktuelle Anwender-Umfrage der Notable Solutions, Inc. (NSi) über die Praxis in der Erfassung von Papierbelegen.
Zwar stehen moderne Multifunktionsgeräte (MFPs) heute in fast allen Büros, aber ihr Leistungsumfang wird nicht annähernd ausgeschöpft: So lautet ein Ergebnis der Studie „Scannen oder Rennen?", die der Softwarehersteller NSi kürzlich durchführte.
Denn obwohl über 90 % der Befragten am MFP täglich wichtige Dokumente scannen wie Rechnungen, Lieferscheine oder Protokolle, nutzt nur ein Drittel deren intelligenten Features für Erfassung und Workflow. Mit der Konsequenz, dass die Aufbereitung und Weiterleitung von Daten umständlicher verläuft als nötig.
Bis zu 80 Minuten pro Tag verbringen die meisten mit Digitalisieren. Sie schicken sich z.B. ein gescanntes Image an den eigenen Arbeitsplatz und führen alle weiteren Schritte zur Bearbeitung und Ablage manuell aus anstatt wiederkehrende Abläufe zu rationalisieren.
„Das sind verschenkte Ressourcen, die man effektiver nutzen kann", meint Enno Lückel, Geschäftsführer der deutschen Vertriebstochter NSi Europe GmbH aus Wetzlar. NSi gehört zu den führenden Anbietern von Lösungen für die Erfassung von Informationen und deren automatisierter Verarbeitung über Workflows.
Funktion wie eine App aktivierbarDass sich Mitarbeiter das Büroleben unnötig schwer machen, hängt weniger an fehlender Technologie oder komplizierter Bedienung: Denn klassische Aufgaben wie OCR-Erfassung, Indexieren, Konvertierung und Datenübergabe lassen sich ähnlich wie eine App über aktivierbare Icons direkt am MFP-Display anstoßen und laufen dann automatisiert im Hintergrund ab.
Stattdessen haben Zweidrittel der Unternehmen solche Prozesse bislang schlicht und ergreifend nicht umgesetzt. „Das hat uns sehr überrascht, denn Workflows kann man definieren, ohne den Handlungsspielraum eines Mitarbeiters einzuengen. Und spezielle Kenntnisse braucht man auch nicht", meint Enno Lückel.
„Da sind wir als Software-Hersteller solcher Funktionen aber auch der Fachhandel gefragt, die Anwender auf das bislang ungenutzte Potenzial ihrer MFPs hinzuweisen."
Kostenloser DownloadFür die Studie wurden sechsundsiebzig Wissensarbeiter befragt, die im klassischen deutschen Mittelstand (53%) und gehobenen Mittelstand (21 %) sowie in Groß- und Kleinunternehmen (jeweils 13%) beschäftigt sind. Die detaillierten Ergebnisse der Studie können kostenlos runtergeladen werden unter: goo.gl/8IilC
Verfasser: Corinna Scholz
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