Der Kostendruck ist für viele Unternehmen enorm. Bei der Suche nach Einsparmöglichkeiten übersehen sie häufig einen Bereich mit hohem Sparpotenzial: die Bürokommunikation. Hier lassen sich die Betriebskosten mittels einer maßgeschneiderten Lösung für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement spürbar senken. Spezialist für die Optimierung der Bürokommunikation ist Ricoh Deutschland. Der Lösungsanbieter analysiert die bestehenden Strukturen der Dokumentenprozesse und Workflows im Büro und entwickelt auf Basis der Analyseergebnisse ein durchdachtes Gesamtkonzept, um die Kosten zu reduzieren. Grundbausteine sind ein wirtschaftliches Seitenpreismodell, effizientere Arbeitsprozesse und der Einsatz moderner Systeme. Das Konzept lässt sich auf Wunsch auch um ökologische Aspekte erweitern. Unternehmen können damit zusätzlich ihren Energie- und Papierverbrauch sowie CO2-Emissionen deutlich senken und noch mehr Kosten einsparen.
Das große Sparpotenzial im Druck- und Dokumentenmanagement ist vielen Unternehmen nicht bewusst. Bis zu fünf Prozent des gesamten Jahreserlöses können die Ausgaben in diesem Bereich betragen. Grund hierfür sind in der Regel gewachsene Infrastrukturen in der Bürokommunikation in Kombination mit nicht optimal aufeinander abgestimmten Prozessen.
Nicht selten sieht die Bürokommunikation in Unternehmen so aus: eine historisch gewachsene Outputlandschaft mit unterschiedlichen Systemen, die nicht optimal aufeinander abgestimmt und technisch oft nicht mehr auf dem neuesten Stand sind. Workflows und Dokumentenprozesse laufen nicht reibungslos. Eine diffuse, nicht transparente Kostenstruktur, hohe Kapitalbindung durch Hardwareanschaffung, eine nicht ausgelastete Flotte an Multifunktionssystemen, Kopierern, Druckern, Scannern und Faxsystemen sowie unverhältnismäßig hohe Kosten für Tinte, Toner, Papier und Service treiben die Ausgaben in die Höhe. Oft passt die technische Ausstattung nicht mehr zu den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens.
Die Optimierungsmöglichkeiten in der Bürokommunikation lassen sich aufdecken, indem Prozesse rund ums gedruckte und digitalisierte Dokument im ersten Schritt genau analysiert werden. Wie setzen sich die Kosten zusammen? Wo werden wie viele Seiten gedruckt? Wie und wo werden Dokumente archiviert? Dies sind nur einige der Fragen, die geklärt werden müssen, wenn eine wirtschaftliche und nachhaltige Lösung für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement entwickelt werden soll. Die Aufgabe von Ricoh ist es, die Verbesserungspotenziale in der unternehmensweiten Bürokommunikation zu erkennen und zu optimieren.
Spezifische Anforderungen berücksichtigen
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der „Office Consulting Division" von Ricoh nehmen im Rahmen einer ausführlichen Analyse die Ausgangssituation der Bürokommunikation eines Unternehmens genau unter die Lupe. Sie verschaffen sich einen Überblick über Arbeits- und Dokumentenabläufe. Sie prüfen die Kosten direkt vor Ort, analysieren Rechnungen und Verträge und befragen die Mitarbeiter. Im nächsten Schritt entwickelt Ricoh eine individuelle Lösung rund um das gedruckte, gescannte oder gefaxte Dokument. Ergebnis ist ein Gesamtkonzept für die digitale Bürokommunikation aus Hardware, Software, Service und Dienstleistungen. Die Kundenanforderungen an Druckvolumen, digitale Dokumentenverarbeitung, Systemverwaltung und Kostenkontrolle werden darin berücksichtigt. Ziel der Optimierung: mehr Effizienz, verbesserte Transparenz und deutlich geringere Kosten. „Mit unseren Lösungen können wir die Gesamtbetriebskosten im Bereich Bürokommunikation beim Kunden durchschnittlich um 20 bis 30 Prozent senken", sagt Michael Pichler, Marketing Director bei Ricoh Deutschland.
Objektive Analysestandards
In rund 2.000 durchgeführten Kundenanalysen, die sämtliche Branchen und Unternehmensgrößen abdecken, hat Ricoh Deutschland bis heute etwa 300.000 Ausgabesysteme erfasst und untersucht. Als einziges Unternehmen der Branche erfüllt der Lösungsanbieter mit seiner Beratung und Analyse die hohen Anforderungen des ‚Office Consulting Quality Standard' des TÜV NORD CERT. Diese Zertifizierung garantiert eine unabhängige, objektive und nachvollziehbare Analyse der IST-Situation des Kunden.
Kleine Formel, große Wirkung
Ein wichtiger Bestandteil der unternehmensspezifischen Gesamtlösungen von Ricoh ist das einzigartige Seitenpreiskonzept 1=1 PAY PER PAGE. Die Kunden zahlen nur das, was sie auch tatsächlich nutzen. Das Seitenpreiskonzept gewährleistet einen optimierten und einheitlichen Preis für jede gedruckte, kopierte oder als Fax empfangene Seite, in dem auch die Miete für die geleasten Office-Systeme sowie die laufenden Kosten für Verbrauchsmaterialien, Wartung und Service bereits berücksichtigt sind. Die einfache Formel „eine Seite – ein Preis" hat sich bewährt. Das Konzept gilt in der Branche seit mehr als zehn Jahren als mustergültiges Lösungsmodell in Sachen Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Effizienz.
CO2-Ausstoß senken und gleichzeitig Kosten sparen
Mit dem erweiterten Seitenpreiskonzept 1=1 PAY PER PAGE GREEN haben Unternehmen die Möglichkeit, auch Einfluss auf umweltrelevante Aspekte wie Energie- und Papierverbrauch sowie den jährlichen CO2-Ausstoß zu nehmen. Mit Hilfe dieses „grünen" Konzepts lassen sich bei Energie- und Papierkosten Einsparungen von 30 bis 40 Prozent realisieren: durch eine maßgeschneiderte Druck- und Dokumentenlösung auf Basis moderner und energieeffizienter Systeme und umweltbewusstes Anwenderverhalten, etwa die Nutzung von Duplexdruck. Zugleich ist es im Rahmen von 1=1 PAY PER PAGE GREEN auch möglich, die jährlichen CO2-Emissionen in der Regel um mehrere Tonnen zu senken. Unternehmen verbessern auf diese Weise die eigene Umweltbilanz nachhaltig und senken gleichzeitig ihre Kosten.
Service und Beratung an erster Stelle
Bei allen Fragen zur Bürokommunikation punktet Ricoh mit seiner umfassenden Beratungsleistung. Kunden profitieren direkt vor Ort von der hohen Beratungskompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Ricoh. Dafür sorgt ein Netz von bundesweit zehn „Business & Service Centern". Optimale Betreuung gewährleistet auch Ricohs eigene Servicemannschaft, die den Kunden von Ricoh zur Seite steht.
„Unser ganzheitlicher Lösungsansatz sorgt dafür, dass die Gesamtkosten im Bereich der Bürokommunikation unmittelbar und nachhaltig sinken. Wir stellen sicher, dass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während wir uns um das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement kümmern. Darüber hinaus können wir dafür sorgen, dass die Dokumentenprozesse verbessert werden", erklärt Michael Pichler.
Ricoh im Kurzprofil
Die Ricoh Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Hannover ist ein führender Lösungsanbieter für digitale Bürokommunikation, Produktionsdruck und unternehmensweites Druck- und Dokumentenmanagement. Das Portfolio umfasst Hardware- und Softwarelösungen, Produktionsdrucklösungen, professionelle Service- und Supportdienstleistungen und branchenbezogene Unternehmensberatung (Office Consulting Services) mit dem Ziel der Kosten- und Prozessoptimierung.
Ricoh Deutschland ist ein Tochterunternehmen des japanischen Global Players Ricoh. Ricoh ist mit über 108.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und einem Umsatz von 14,5 Mrd. Euro (Stand: März 2009) ein weltweit führender Anbieter für digitale Bürokommunikation. In Deutschland beschäftigt Ricoh rund 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist neben seiner Hauptverwaltung bundesweit mit zehn Business & Service Centern vertreten.Kontakt für Rückfragen:
Ricoh Deutschland GmbH
Vahrenwalder Straße 315
30179 Hannover
Ansprechpartner:
Tobias Pöschl, Mario Di Santolo
Tel: 0511 / 6742-2517 bzw. 0511 / 6742-294
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