Als Franchise-Zentrale erbringt die McDonald's Deutschland Inc. diverse Dienstleistungen für die von Franchisenehmern betriebenen McDonald's Restaurants, wie z.B. Wareneinkauf, Marketing oder Trainings. Diese Leistungen wurden den Franchisenehmern bisher in Papierform in Rechnung gestellt. Der Franchisenehmer übergab seine Rechungen an seinen Steuerberater, der diese im Steuerprogramm verbuchte. Der Nachteil: ein einziger Medienbruch via Papierrechnung erzeugt auf beiden Seiten einen sehr hohen Aufwand. Genau dies wollte die McDonald's Hauptverwaltung ändern. "Da viele Steuerberater unserer Franchisenehmer an die Services der DATEV eG angeschlossen sind, wurde die Idee geboren, über unseren langjährigen EDI- und Signaturpartner Mercoline eine zuverlässigen Datenanbindung an unser Haus zu schaffen und die Rechnungsdaten digital und kostengünstiger zu versenden." erläutert Daniel Voigt, Senior Specialist Projects & SOX Finance, die Zielsetzung von McDonald's.
In enger Zusammenarbeit zwischen Mercoline, McDonald's und DATEV wurde der folgende Prozess entwickelt: Mercoline übernimmt die Rechnungsdaten von McDonald's und konvertiert diese mit Hilfe seiner EDI-Services in ein spezielles DATEV-XML-Format. Gleichzeitig wird eine elektronisch signierte PDF-Rechnung erzeugt, deren Signatur später mittels Verifikation durch DATEV auf Echtheit und Authentizität geprüft wird. Für den EDI-Datenaustausch mit der DATEV-Kooperations-Datenschnittstelle wird der Standard eXTra (erweiterter XML-Transportstandard) verwendet. Die bei der DATEV angebundenen Steuerberater der jeweiligen McDonald's-Franchisenehmer können anschließend auf die im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten, elektronischen Rechnungen zugreifen und in ihr Rechnungswesen-programm übernehmen.
Im Dezember 2010 startete die Pilotphase mit den ersten McDonald's Stores und deren Steuerbüros. Sowohl McDonald's als auch die Steuerberater sind sehr zufrieden mit den ersten Ergebnissen. „Die Datenübertragung an die DATEV und das Einspielen der Daten durch die Steuerberater läuft problemlos. Wir werden das Projekt in den nächsten Monaten weiter ausrollen und glauben fest daran, mit diesem Ergebnis recht schnell bis zu 1000 unserer Stores anzubinden. Das reduziert für alle Beteiligten die Kosten und schont zusätzlich unsere Umwelt." fasst Daniel Voigt von McDonald's zufrieden zusammen.
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