Die IT-Verantwortlichen werden speziell in wirtschaftlichen Krisensituationen immer wieder aufgefordert, Kosten zu reduzieren, wie und wo auch immer. Mit der Reduktion muss jedoch sichergestellt werden, dass sowohl die Geschäftsprozessunterstützung als auch die Kundenzufriedenheit nicht beeinflusst werden.
Um das geforderte Ziel zu erreichen, stehen den IT-Verantwortlichen folgende Stellhebel zur Verfügung:
- IT Flexibilität: Anpassungsfähigkeit der IT auf veränderte Anforderungen (z.B. flexible Nutzung von Dienstleistern)
- IT Effizienz: Aufwände und Kosten zur Erbringung der IT-Leistungen (klassischer Ansatzpunkt für Cost Cutting Aktivitäten)
- IT Effektivität: Optimale Unterstützung der Geschäftsbereiche durch IT (z.B. Bereitstellung von IT Services)
Bei der Entscheidung, welcher Weg gewählt werden soll, muss der IT-Verantwortliche sich im Klaren sein, welche Auswirkungen die Kosteneinsparungsmaßnahmen auf die IT und auf die zu unterstützenden Geschäftsprozesse haben. So können z.B. kurzfristige Cutting-Maßnahmen (z.B. Personalabbau) eine unglückliche Entscheidung sein, da oft diese Aufgaben nach kurzer Zeit von teuren externen Dritten erbracht werden müssen.
Um nachhaltige Einsparungseffekte zu erzielen, ist innerhalb der IT ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) zu etablieren. Der Verbesserungsprozess sollte u.a. folgende Disziplinen beinhalten:
- IT-Beschaffungsmanagement (z.B. kontinuierliche Überprüfung der Einkaufskonditionen, Optimierung der Konditionen durch Pooling)
- IT-Partnermanagemnent / Sourcingstrategie (z.B. kontinuierliche Überprüfung von Leistungsgrad, Prozesseffizienz, Qualität und Kosten bestehender Dienstleistungsverträge)
- IT-Infrastruktur-Optimierung (z.B. Etablierung von angemessenen IT-Betriebsprozessen nach ITIL oder BSI, kontinuierliche Verbesserung der IT-Prozesse durch die Etablierung von KPI's, Optimierung der IT-Infrastruktur auf Basis aktueller Technologie (z.B. Virtualisierung und Konsolidierung von Serverprozessen, Thin Client, Cloud Computing, SaaS, effizientes Facilitymanagement, etc.))
- IT-Projektportfoliomanagement und Anforderungsmanagement (Demand-Management)
Die erzielbaren nachhaltigen Einsparungseffekte in den Disziplinen Beschaffungsmanagement, Partnermanagement und Infrastrukturoptimierung können bis zu 30% der gesamten IT-Kosten betragen.
Günter Stein
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