Beispiel für die Kostenentwicklung mit und ohne COSIMA go!
Bamberg, 28.07.2010 – Eine gute und rechtskonforme Technische Dokumentation ist für Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau, für Hersteller von Mess- und Regeltechnik oder auch für Softwareunternehmen heute essentiell. Die Einhaltung von Normen, teure Haftung bei Fehlern und nicht zuletzt Übersetzungen von Dokumentationen in oft mehr als fünf Sprachen machen die Arbeit für technische Redakteure zunehmend schwieriger. Schnell beschäftigt auch ein mittelständisches Unternehmen drei Mitarbeiter, die sich nur um die Technische Dokumentation kümmern, und schnell sind jährliche Kosten für Dokumentation und Übersetzung in Höhe von 350.000 Euro zusammen.
Die Anschaffung einer professionellen Dokumentationssoftware schlägt mit rund 20.000 Euro zu buche, dazu kommen knapp 4.000 Euro jährliche Wartungskosten und gut 20.000 Euro Projektkosten. Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob sich diese Investition überhaupt lohnt.
Aus dem Hause DOCUFY, dem Spezialisten für professionelle technische Redaktionssysteme, kommt nun die gute Nachricht für Controller: Ein Unternehmen mit drei technischen Redakteuren und einem Kostenvolumen von rund 350.000 Euro inklusive Übersetzungskosten für fünf Sprachen spart schon nach drei Jahren insgesamt 300.000 Euro ein. Das zumindest sagt Uwe Reißenweber, Geschäftsführer von DOCUFY. Reißenweber: „Wir bieten jedem Unternehmen vor dem Kauf von COSIMA go! eine kostenlose ROI-Berechnung an. Nach zehn Jahren Erfahrung mit Technischer Dokumentation kennen wir die Parameter und die Kostenfaktoren. Deshalb haben wir mit unserem Dienstleistungs-Partner Kothes! ein ROI-Berechnungstool entwickelt. Unsere Kunden sind oft überrascht, wie schnell sich die Anschaffung von COSIMA go! amortisiert."
Für die Berechnung des ROI benötigt das Tool einige Eckdaten aus dem Unternehmen, wie z. B. die derzeitigen Kosten für Redaktion, Recherche, Übersetzung sowie die erwarteten Einspareffekte durch die Systemeinführung und die Dokumentationsvolumina in der Zukunft. Am Ende entsteht eine Grafik, die den Break-even-Point für die Einführung der Software darstellt.
Die Kosten sind ein Punkt, ein anderer und zunehmend wichtigerer ist die Zeitersparnis bis zur Fertigstellung einer Dokumentation und die größere Sicherheit in punkto Rechtskonformität, die durch den hohen Automatisierungs- und Standardisierungsgrad in der Software erreicht wird.
Reißenweber: „Immer wieder hören wir, dass die gestiegenen Anforderungen in der Technischen Dokumentation dazu führen, dass Maschinen nicht rechtzeitig oder ohne Dokumentation ausgeliefert werden – schlichtweg weil die Dokumentation noch nicht fertig ist. Da unsere XML-Software durch die Standardisierung die Arbeit des Technischen Redakteurs einfacher und effizienter macht, verkürzt sich die Zeit pro Dokumentation enorm. Für viele unserer Kunden ist das noch wichtiger als ein schneller Break-Even."
Link zur individuellen ROI-Berechnung: www.docufy.de/info-center/roi-berechnung.html oder über www.docufy.de.
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