Ob UN-Klimagipfel oder das Treffen hochrangiger Vertreter der acht führenden Industrienationen beim G 8-Gipfel - internationale Tagungen und Kongresse dieser Größenordnung haben stets das Ziel, Vereinbarungen von weltweiter Tragweite zu treffen. Das war übrigens schon 1814/15 so, als beim Wiener Kongress über die neue Grenz- und Staatenordnung in Europa beraten wurde. Allerdings dauerte das damalige Zusammentreffen sage und schreibe mehr als acht Monate und die Verhandlungen traten zumindest zeitweise angesichts des exquisiten Begleitprogramms für die damaligen Politik-VIPs etwas in den Hintergrund. "Der Kongress tanzt, aber er kommt nicht vorwärts", so brachte es der österreichische Diplomat Fürst de Ligne damals auf den Punkt.
Und knapp zweihundert Jahre später? Obwohl wir im digitalen Zeitalter über ein breites Spektrum hocheffektiver Kommunikationsmöglichkeiten verfügen, die uns sowohl Datenaustausch als auch Live-Kommunikation über Kontinente hinweg erlauben, erlebt das Kongress- und Tagungswesen gerade eine nie gekannte Blüte. Das ist nicht verwunderlich, denn das digitale Hin und Her von bits und bytes in Echtzeit kann den unmittelbaren persönlichen Austausch zwischen Fachleuten auf einer von spezialisierten Eventagenturen organisierten Tagung oder einem Kongress (abgeleitet vom lateinischen congressus für Zusammentreffen) zwar sinnvoll vor- und nachbereiten, auch wirksam begleiten, aber keinesfalls ersetzen.
Und das gilt natürlich nicht nur auf dem Feld globaler Umwelt- und Wirtschaftspolitik. Spezialisten nahezu sämtlicher Bereiche aus Wissenschaft, Forschung und Bildung, aus Kunst, Kultur und Freizeit, aus dem Gesundheitswesen, aus Religion und unterschiedlichsten Interessenverbänden nutzen Tagungen oder Kongresse als Plattform zur interdisziplinären Diskussionfachbezogener Themen mit dem Ziel der inhaltlichen Ausrichtung auf aktuelle undperspektivische Aufgaben. Motivierender Input durch persönlichen Austausch, intensive fachliche Auseinandersetzung sowie das Knüpfen bzw. Festigen von Netzwerken erweisen sich während einer kurzzeitigen Abkopplung vom Alltag als besonders effektiv undnachhaltig. Und nicht zuletzt unterstützen zielgruppenspezifische Rahmenprogramme den Erfolg der lokalen, regionalen, nationalen oder internationalen und/oder kulturübergreifenden Fachtagungen und Kongresse. Stichwort Rahmenprogramme: Die waren ja schon beim eingangs erwähnten Wiener Kongress nicht unwichtig... Doch an dieser Stelle müssen wir uns endgültig von besagtem historischen Kongress-Vorläufer verabschieden, denn was damals so gut wie keine Rolle gespielt hat, ist heute von überragender Bedeutung: Effektivität undEffizienz.
Auf die Organisation von Kongressen und Tagungen spezialisierte Eventagenturen verfügen nicht nur über stets up to date gehaltenes geballtes Fachwissen und ständig frisch inspirierte Kreativität, sondern auch über Kontakte und strategische Partner in den relevanten Branchen wie Kongress-Center und Messegesellschaften, Fachfirmen für Kongress-Technik, Hotellerie, Gastronomie, Personenbeförderung, Tourismuszentralen, Show-Branche, um nur einige zu nennen.
So können sie ihrem jeweiligen Auftraggeber ein Rundum-Sorglos-Paket für seine Tagung oder seinen Kongress mit exklusivem Vor- und/oder Rahmenprogramm offerieren, das durch lückenlose Planung, detaillierte Vorbereitung und reibungslose Realisierung besticht - ebenso wie durch ein überzeugendes Preis-Leistungsverhältnis.
Motto für kundenorientierte Event-Agenturen dabei: Tagungs- und Kongress-Organisationaus einer Hand von A wie Ansprechpartner (optimal ist ein projektverantwortlicher Agentur-Spezialist als Ansprechpartner für den Kongress-Veranstalter) bis B wie Beförderung oder treffender gesagt stressfreie Transferlogistik und Bereitstellung der Tagungsunterlagen und Tagungsergebnisse. Von C wie Catering mit exzellentem Service bis D wieDekoration oder Dolmetscherdienst inklusive Steuergeräten, Dolmetschersprechstellen und entsprechender Tonausgabetechnik. Doch das Leistungsvermögen der Kongress- und Tagungsorganisation ist damit natürlich bei weitem nicht umfassend aufgezeigt: Perfekt aufgestellte Event-Agenturen enden nicht bei E wie Einladungen oder K wie maßgeschneiderte Konzeption für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, nicht bei L wie Location-Auswahl und -Anmietung, und auch nicht bei M wie Mietmöbel. R wie hochwertige Rahmenprogramme und T wie Tagungstechnik (Büro, Licht, Bühne, Beschallung, Tischsprechstellen usw.) und Teilnehmerregistrierung sowie U wie adäquate Unterbringung der Teilnehmer gehören ebenso zum hier aufgeblätterten kleinen ABC rund um das Thema Kongresse und Tagungen, mit dessen Hilfe an dieser Stelle die Komplexität der Aufgaben nur grob umrissen werden kann.
Ein weiteres Pfund, mit dem spezialisierte Agentur-Profis wuchern können, ist ihre ausgeprägte Flexibilität: immer lassen Eventagenturen mit Schwerpunkt Kongress- und Tagungsorganisation dieselbe Sorgfalt walten, ganz gleich, ob es um die Realisierung eines regionalen Tagungsevents für 100 Teilnehmer oder einen internationalen Kongress mit mehreren 1000 Delegierten und weltweiter Medienaufmerksamkeit geht. Ob im Rahmen eines Gesamtkonzepts lediglich ein einzelnes Modul bereit gestellt werden soll oder ein Kongress mit aufwändiger Pre- und Post-Conventions-Tour zu realisieren ist: Für den Veranstalter beruhigend zu wissen, dass der kompetente Fachservice der Eventagentur für Kongressorganisation stets Spitzenqualität von A bis Z und bis ins allerkleinste Detail garantiert.
Kommentare von Besucher !
