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(Online-Artikel.de) - Tipp für Handwerker: Die richtige Software an der richtigen Stelle spart Zeit und Nerven

Ein Mann arbeitet im Wald und haut Bäume mit seinem Beil um. Sein Beil ist jedoch inzwischen arg stumpf, und daher kämpft er sich durch den lieben langen Tag, allerdings fällt er lediglich wenige Bäume. Zufällig kommt jemand vorbei und sagt: "Hallo lieber Freund, quäle dich doch nicht ab und schleife deine Beil, damit du besser arbeiten kannst." Der Arbeiter schüttelt den Kopf: "Das weiß ich schon, leider ich habe noch viele Bäume vor mir, und daher habe ich hierfür keine Zeit."

Diese alte Geschichte kennt vermutlich jeder. Doch was hat dieser Text mit Programmen zu tun? Nur mit qualitativ hochwertigem Werkzeug kann ein Handwerker seine tägliche Arbeit ordentlich erfüllen. Keinem Elektriker käme es in den Sinn, eine Bohrmaschine aus dem Baumarkt zu kaufen. Aus diesem Grund hat Profi-Qualität leider auch einen (höheren) Preis.

Leider hört für viele Handwerker die Profi-Ausstattung bei seinen klassischen Werkzeugen auf. Ist der Umgang des Zimmerers mit seinem Schraubenzieher beim Kunden noch fachmännisch und geht spielend von der Hand, müht er sich daheim im Büro abends und auch an Wochenenden stundenlang mit dem Verwaltungskram ab, z.B. Angebote schreiben oder die Buchhaltung machen. Der Grund, weshalb nicht wenige Handwerker diesen Teil ihres Geschäfts für einen Kampf halten, liegt einerseits sicher daran, dass derartige Tätigkeiten als nicht wertschöpfend gelten; zum anderen auch daran, dass dabei mit sehr veralteten Methoden gearbeitet wird: MS Word und Excel (oder auch Libreoffice) sind noch häufig die Software, mit denen Handwerker ihre gesamte Auftragsverwaltung bewältigen.

Kein Schreiner würde mit einer Bohrmaschine ein Brett durchsägen. Eine Textverarbeitung ist nur bedingt dafür sinnvoll, eine professionelle Auftragsverwaltung abzulösen. Es gibt Alternativen, über die per se nicht nachgedacht wird. Ich spreche nicht davon, dass er die Tätigkeit an seine Ehefrau verlagert, sondern von einem guten Handwerkerprogramm, das ihm ebenso wie sein hochwertiges Werkzeug hilft. Der Softwaremarkt stellt hierzu abhängig vom eigenen Anspruch unterschiedliche Produkte bereit. Ob jetzt Programm 1, 2 oder 3 für sich geeigneter ist, das soll ein Handwerker auf Basis seiner subjektiven Bedingungen für sich selbst beurteilen. Vielmehr geht es mir in diesem Artikel zu zeigen, dass eine professionelle Handwerkersoftware dem Handwerker hilft, gewisse Tätigkeiten abzunehmen und man sich damit besser auf seine wichtigeren Geschäftstätigkeiten konzentrieren kann. Es wird nämlich gerne vergessen, dass Vermeiden von vertaner Zeit und entgangenem Geschäft genauso bedeutend ist wie der getätigte Umsatz selbst.

Der wichtigste Unterschied von "normalen" Office-Lösungen und einer professionellen Auftragsverwaltung liegt darin, was diese Produkte standardmäßig beinhalten. Das Herzstück einer Auftragsverwaltung ist die zentrale Datenbank, die bei Office-Programmen gänzlich fehlt. Hier gibt es lauter einzelne Dokumente und Listen in Tabellenform. Bei tabellarischen Listen ergibt sich zusätzlich der Umstand, dass sich im Laufe der Zeit sehr leicht mehrfache und/oder veraltete Datensätze einschleichen. Zahlreiche Schnittstellen zu allen relevanten Systemen (z.B. Buchhaltungsprogramm) sind im Programmpaket einer Auftragsverwaltung inklusive. Die Ursache, warum manche Handwerker sich noch mit Word & Co. abmüht, ist der Kaufpreis. Daher präferieren so manche Handwerker immer noch Word & Co. Bei komplexeren Programmen sind dann oft auch die Mitarbeiter einzuweisen. Manche Handwerker berücksichtigen dabei aber nicht den tagtäglichen zeitlichen und mengenmäßigen Aufwand, der bei Office-Programmen immens höher ist. Insgesamt spart man auf Dauer außerordentlich mehr ein, als man zu Beginn extra bezahlen muss. In eine ordentliche finanzielle Bewertung müssen alle anfallenden Kosten einfließen, nicht nur der Anschaffungspreis.

Alle Dokumente müssen in Word & Co. händisch generiert, geprüft und abgespeichert werden. Es entstehen dabei hunderte von Dokumenten (die im Laufe der Zeit noch viel zahlreicher werden); es wird dadurch immer zeitaufwändiger und komplexer. Es gibt ebenso keine vorgefertigten umfangreicheren Funktionen oder Prozesse in Word & Co.; sämtliche Dokumente sind manuell zu erstellen und zu überprüfen. Der enorme Pluspunkt der professionellen Handwerkersoftware ist, dass jegliche Informationen und Dokumente automatisch zentral gespeichert werden. So ist beispielsweise die Historie mit allen Dokumenten eines Kunden mit nur einem Klick abrufbar. Ganz einfach werden aus Angeboten Rechnungen. Das System erzeugt beispielsweise selbständig Mahnungen (mit entsprechenden Mahnzuschlägen), wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat. Teilrechnungen erstellen? Abschlagszahlungen festlegen? Kein Problem für eine professionelle Handwerkersoftware. Grundsätzlich ist ein hochwertiges Handwerkerprogramm deutlich weniger anfällig für Fehler, weil viele Schritte, beispielsweise die Übernahme von Daten aus Dokument X nach Dokument Y, nicht manuell durchgeführt werden. Die Firma, welche die Auftragsverwaltungssoftware vertreibt, kümmert sich darum, dass rechtliche Änderungen abgebildet werden; auch insgesamt gesehen optimiert sie ständig ihre Software. Sobald mehrere Angestellte auf die Dokumente parallel zugreifen, ist abzuraten von Word und dergleichen. Es kann dabei leicht zu unbeabsichtigten Änderungen kommen, da im Gegensatz zur Auftragsverwaltung keine Rechteverwaltung integriert ist.

Obwohl eine professionelle Handwerkersoftware auf Dauer mehr bringt als sie kostet, vermeiden viele Handwerker leider Zeit und Mühe für die Einrichtung - und quälen sich weiterhin mit stumpfer Axt ab.

Christian Burkart