Interim Management - Kapazität und Kompetenz auf Zeit

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Interim Management wird in Deutschland immer noch nicht so recht akzeptiert. Viele Unternehmen scheuen sich, Interim Manager für ihre Bedürfnisse einzusetzen und deren Know-how und Erfahrungen für sich zu nutzen. Hier versuchen wir, die Hemmschwelle herabzusetzen und darzulegen, dass Interim Management viel Positives für und in die Unternehmen bringen kann.

Was ist Interim Management?

Als Interim Management bezeichnet man landläufig die zeitlich befristete Ausführung einer Managementfunktion in einem Unternehmen. Aber warum suchen Unternehmen Interim Manager anstatt Festeinstellungen vorzunehmen? Die Vorteile in bestimmten Situationen liegen auf der Hand. Kurzfristiger Personalbedarf kann nicht immer schnell und zunächst nicht auf Dauer gedeckt werden, anspruchsvolle Tätigkeiten wie Umstrukturierungen, Sanierungen, Produktionsverlagerungen, Prozessveränderungen oder gar Schließungen sind oft mit weniger Emotionen besser mit externen Fachleuten zu bewältigen. Aber auch viele andere Aspekte beeinflussen die Hinzuziehung von Interim Managern:

Kurzfristige Besetzung möglich
Zeitliche Befristung der Tätigkeit
Blick „von außen" durch externe Person
Erfahrene Führungspersönlichkeit
Aufhebung von Personalengpässen
Integration in die Unternehmenshierarchie
Übernahme von Verantwortung
Umsetzung, nicht nur Beratung von Veränderungsprozessen
Weisungsbefugnis gegenüber unterstellten Mitarbeitern
Klare Kalkulation der Kosten
Keine Karriereabsichten im Unternehmen

Der Interim Manager übernimmt eine Führungs- und Leitungsfunktion im Unternehmen bzw. Betrieb und erhält im Rahmen dieser Tätigkeit einen tiefen Einblick in die Struktur und Prozesse. Durch seinen Blick „von außen" wird er vieles in Frage stellen und dadurch positive Diskussionen unter allen Hierarchieebenen entfachen.

Wann wird Interim Management für Unternehmen sinnvoll und einsetzbar?

Ein Interim Manager bringt überall dort, wo eine projektbezogene Unterstützung erforderlich ist, ganz spezielle Fachkenntnisse oder auch sein Generalistenwissen ein. Ob als Spezialist mit besonderem Know-how, bei plötzlichem Ausfall von Führungskräften oder auch als Geschäftsführer in Krisensituationen, er besitzt durch seine Erfahrungen bei anderen Projekten neue Ideen und gibt die notwendigen Impulse, für das Unternehmen notwendige Veränderungsprozesse auf den richtigen Weg zu bringen. In der nachfolgenden Auflistung sind noch weitere Beispiele aufgeführt, die den Einsatz eines Interim Managers rechtfertigen:

Niederlassungen eröffnen
Standortverlagerungen
Restrukturierung und Sanierung
Fusionen
Insolvenz
Überbrückung von Vakanzen
Change Management
Outsourcing
Einführung neuer Produkte
Einführung neuer Produktionsverfahren
Veränderung von Produktionsprozessen
Sortimentserweiterungen, -bereinigungen
Konfliktmanagement
Unterstützung von Fach- und Führungskräften
Umsetzung von Konzepten

Welche Vorteile hat ein Unternehmen vom Interim Management?

Das große Thema in den Unternehmen ist nach wie vor das der Kostenreduzierung. Personalkosten bedeuten Fixkosten. So richtet man den Fokus auf alle Möglichkeiten der Flexibilisierung, auch und gerade im Bereich der Personalressourcenverwendung. Der bedarfsgerechte Personaleinsatz mit damit verbundener entsprechender Honorierung ist ohne Weiteres auch im Management möglich, zeitlich befristet und mit klarer Zieldefinition.
Interim Manager bringen als hoch qualifizierte Spezialisten für eine vorher bestimmte Zeit Verstärkung in das bestehende Managementteam. Die Vorteile lasen sich auf einen Blick wie folgt darstellen:

Interim Manager berät nicht nur, sondern „packt auch mit an"
Sein Blick von außen lässt Alteingesessenes überdenken
Besitzt Erfahrungen aus anderen Unternehmen und oft auch Branchen
Geht Probleme objektiv und ohne Vorurteile an
Ist nicht in interne „Spielchen" involviert
Motiviert bestehende Mitarbeiter durch Weitergabe seines Wissens
Konzentration auf das Ziel, da Einsatzzeit vorher definiert
Flexibel im Einsatz
Sofortige Verfügbarkeit

Die Vorteile beim Einsatz eines Interim Manager liegen darin, dass dieser nicht nur berät und Konzepte erstellt, sondern im Tagesgeschäft mit anpackt. Er erkennt eher traditionelle Gegebenheiten („das haben wir schon immer so gemacht, das gibt es bei uns schon ewig" etc.) und bewirkt „schmerzfreier" eine Änderung. Durch seine Einsätze in den verschiedenen Unternehmen und Branchen greift er auf ein großes Erfahrungspotenzial zurück und kann vorurteilslos jegliches Problem angehen. Er ist nicht in eventuelle interne Machtkämpfe und „Scharmützel" involviert. Während der Zusammenarbeit ergibt sich oft ein Ansporn für die bestehenden Mitarbeiter und somit eine in vielen Bereichen motivierte Mannschaft. Auch sind Interim Manager in der Lage, sich schnell auf die gegebenen Situationen einzustellen, Probleme zu erkennen und sich so professionell auf die Lösungen zu konzentrieren.

Wie finde ich den geeigneten Kandidaten?

Auftraggeber ist in der Regel der Aufsichtsrat, die Geschäftsführung, der Inhaber oder der Werks-, Betriebs- bzw. Produktionsleiter eines Unternehmens. In größeren Unternehmen kann aber auch der Personalleiter oder ein Bereichsleiter die Entscheidung treffen, einen Interim Manager einzusetzen. Oft wird diese Möglichkeit aus den eigenen Reihen vorgeschlagen vor allem dann, wenn Manager oder Führungskräfte bereits mit Interim Managern zu tun hatten. In Krisenzeiten initiieren auch Banken, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Rechtsanwälte den Einsatz von externen Managern.

Die Möglichkeiten zur Findung eines Interim Managers sind sehr vielfältig. Persönliche Kontakte, Anzeigen und Internet, Zusammenschlüsse mehrerer Interim Manager, Netzwerke und nicht zuletzt gewerbliche Vermittlungsagenturen, sog. Provider, bieten einen breiten Rahmen für die Suche und eine erfolgreiche Auswahl eines Interim Managers.

Die Frage ist nur, wie wählt man letztendlich den für das Unternehmen „richtigen" Interim Manager aus, wenn man unter Zeit- und Handlungsdruck steht.
Letztendlich entscheiden Sie nach Ihrem Gefühl, aufgrund Ihrer Menschenkenntnis. Sie haben die Erfahrung aus vielen Jahren und wissen Ihren Gegenüber einzuschätzen. Im Prinzip ist es nicht anders als bei einem detaillierten und intensiv geführten Vorstellungsgespräch. Gerade in der Zusammenarbeit mit einem Interim Manager muss die „Chemie" stimmen, schließlich wird dieser auch einen Teil der Entscheidungen treffen und umsetzen. Auch der Umgang und die Zusammenarbeit mit den festangestellten Mitarbeitern sind sehr wichtig, da diese oft in die Umsetzungen von Entscheidungen eingebunden sind.

Hier ein paar Tipps, wie Sie den passenden Interim Manager finden können:

Entscheiden Sie sich nicht für den erstbesten Kandidaten, sprechen Sie immer mit mehreren Personen und vergleichen Sie
Hören Sie sich bei Steuerberatern, Rechtsanwälten und befreundeten Unternehmen um und orientieren Sie sich an deren Erfahrungen und Empfehlungen
Versuchen Sie herauszufinden, ob der Kandidat Erfahrungen in Ihrer Branche vorweisen kann
Legen Sie auch besonderen Wert auf das Auftreten der Person und deren Erscheinungsbild
Schauen Sie sich den Lebenslauf und evtl. Referenzen an
Lernen Sie in jedem Fall die Kandidaten persönlich kennen und führen Sie ein „Bewerbungsgespräch"
Suchen Sie Ihren Favoriten nach Branchenerfahrung, Hierarchieebene und Unternehmensgröße aus
Ein guter Interim Manager lehnt einen Auftrag ab, den er nicht zur Zufriedenheit aller lösen kann. Es gibt niemanden, der alles kann
Seriöse Interim Manager sprechen nicht nur über ihre Erfolge, sondern auch über Gegebenheiten, die nicht wunschgemäß gelaufen sind
Sprechen Sie über Planspiele und lassen Sie sich dabei Details erklären
Achten Sie darauf, dass der Interim Manager nicht unter die Scheinselbstständigkeit fällt

Wie wird der Interim Manager eingearbeitet?

Interim Manager werden gebraucht, wenn festgestellt wird, dass der oder die Manager vor Ort bisher nicht in der Lage waren und es voraussichtlich auch nicht sein werden, Entscheidungen über Veränderungen herbeizuführen und umzusetzen. Gleiches gilt, wenn bisher noch kein Management vorhanden war und für die Zukunft aufgebaut werden soll.

Die zeitlich befristete Beauftragung führt natürlich auch dazu, dass ein Interim Manager über eine schnelle Auffassungsgabe verfügen muss, da eine lange Einarbeitung kosten- und zeitintensiv wäre.

Ein Interim Manager besitzt zusätzliche Kenntnisse und Erfahrungen, die ihn in die Lage versetzen, in einem sehr kurzen Zeitrahmen die neue Aufgabenstellung gedanklich durchspielen zu können. Ein typisches Merkmal eines Interim Managers ist die Fähigkeit, sowohl operativ das Tagesgeschäft zu managen als auch strategisch-konzeptionell Änderungen zu entwerfen und durchzuführen. Er ist ein „Macher" mit nachweislicher Erfahrung und ebensolchen Leistungen.

Es bedarf noch einiges mehr an Fähigkeiten, um einen Auftrag für alle Beteiligten zufriedenstellend ausführen zu können. Ein guter Zuhörer ist ebenso gefragt wie ein guter Kommunikator. Er muss kein Consultant sein, aber analysestark, strategisch denkend, operativ handelnd und überzeugend in der Präsentation.
Wenn Sie nach einem typischen Profil für einen Interim Manager suchen, Sie werden es nicht finden. Erst am Ergebnis werden Sie feststellen können, ob ein Denker und Macher bei Ihnen am Werk war.

Honorar des Interim Managers

Interim Manager sind in der Regel als selbstständige Unternehmer tätig. Unternehmen haben den Vorteil, das gesamte Wissen und die Erfahrung von Praktikern nutzen zu können, teure Konzepte von Unternehmensberatungen, die doch nicht umgesetzt werden, zu vermeiden und aktive Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

Die Kosten sind kalkulierbar und transparent, es gibt keine unbefristeten Verträge und der Headcount wird nicht erhöht. Das Honorar sieht in den meisten Fällen fixe Tagessätze und die Erstattung von Reisekosten vor. In letzter Zeit werden manchmal, identisch mit Vergütungsmodellen von Festangestellten, geringere fixe Tagessätze und zusätzlich höhere leistungsabhängige Vergütungsstandteile angeboten.

Tagessätze für Interim Manager variieren zwischen € 500 und € 3.000, abhängig von der Person des Interim Managers, Einsatzdauer, Situation und Größe des Unternehmens sowie der auszufüllenden Position. Der durchschnittliche Tagessatz beträgt ca. € 1.000. Über Ausreißer nach oben und unten wollen wir hier nicht sprechen, Ausnahmen gibt es überall.

So sind die bisher gemachten Erfahrungen und Erfolge, das Image, das Selbstbewusstsein und vor allen Dingen die Verhandlungsposition des Interim Managers über sein zukünftiges Honorar mitentscheidend. Ist der Einsatz von kürzerer Dauer so ist das Honorar höher als bei längeren Einsatzzeiten. Auch die Notwendigkeit einer schnellen Besetzung oder auch die Alternativen unter verschiedenen Kandidaten sind für die Höhe des Honorars maßgeblich.
Andererseits ist aus Sicht des Unternehmens, das einen Interim Manager sucht, die Honorarhöhe nicht das ausschlaggebende Kriterium, wenn es von der richtigen Besetzung überzeugt ist.

Üblicherweise werden Honorarrechnungen monatlich und im Nachhinein berechnet, bei „krisengeschüttelten" Unternehmen werden Sie oft in geeigneter Form abgesichert.

Kostenbetrachtung

Der große Vorteil beim Einsatz eines Interim Managers sind die flexiblen Kosten. Selbst wenn ein solcher auf den ersten Blick etwas teurer zu sein scheint, ist er dennoch finanziell interessant, weil die Dauer des Einsatzes festgelegt und die Kosten von vornherein kalkulierbar sind.
In der folgenden Aufstellung möchten wir einen Vergleich zwischen einer fest angestellten Führungskraft und einem Interim Manager vornehmen, der nicht in jeder Position mit Zahlen gefüllt werden kann, jedoch ein Bild von der Gesamtsituation ergibt:

	Angestellte Führungskraft	Interim Manager

Tagessatz		€ 1.000 plus Spesen
Fixgehalt	€ 100.000
Bonus (30 %)	€ 30.000
Einstellungskosten	€ 25.000
Personalnebenkosten	€ 40.000
Sonstige Kosten wie
- Feiertage	Ja	Nein
- Urlaub	Ja	Nein
- Krankheit	Ja	Nein
- Weiterbildung	Ja	Nein
- Dienstwagen	Ja	Nein
- Firmenrente	Ja	Nein
- Etc.	Ja	Nein

Kündigungsfrist:	Ca. 3 bis 9 Monate	Ca. 4 Wochen
Abfindungskosten:	Hoch	Keine

Rechtliche Fragen

Bei der Vertragsgestaltung unterscheidet man zwischen zwei Vertragstypen:

Unternehmen schließt direkt mit dem Interim Manager einen Vertrag
Unternehmen schließt mit einem „Provider" einen Vertrag, dieser wiederum ist Vertragspartner des Interim Managers

Für das Unternehmen sind beide Varianten vom Inhalt her praktisch identisch. Ein Vertrag sollte zumindest die nachfolgenden Punkte enthalten:

Name, Anschrift der Vertragspartner
Datum Beginn und Ende der Tätigkeit
Anzahl Einsatztage pro Woche/Monat
Einsatzort (beim Kunden vor Ort, „Home Office" etc.
Kündigungsfristen (vor allen Dingen, wenn kein Ende festgelegt wurde)
Funktion des Interim Manager
Aufgabenstellung des Interim Managers und Zieldefinition
Reporting (wann, an wen, wie oft)
Vertraulichkeitsregelung
Honorar und Abrechnung (Tagessatz, Zahlungsfrist, Spesen etc.)
Evtl. Absicherung (a-Konto-Zahlungen, Bürgschaft etc. ist vor allen Dingen in Krisensituationen üblich)
Eventuelle sonstige Regelungen
Datum und Unterschriften sind selbstverständlich und nur zur Vollständigkeit aufgeführt

Schließt der Interim Manager direkt mit dem Unternehmen einen Vertrag, so wird oft die Frage nach einem Arbeitnehmerstatus bzw. nach einer Scheinselbstständigkeit laut. Die geltende Rechtsprechung orientiert sich derzeit an verschiedenen Merkmalen, die eine persönliche Abhängigkeit vom Arbeitgeber deutlich machen.

Einige dieser Merkmale sind:

Besteht Weisungsgebundenheit des Interim Managers, oder kann er Zeit, Ort und Dauer selbst bestimmen?
Ist persönliche Abhängigkeit vom Arbeitgeber gegeben?
Ist der Interim Manager in die Betriebsorganisation eingebunden?
Hat er selbst ein Unternehmerrisiko?
Übt er weitere Tätigkeiten aus, hat er nur einen einzigen Kunden?

Mitentscheidend für die ordnungsgemäße Abwicklung des Interim Managements ist die jeweilige Vertragsgestaltung und deren Durchführung.

Schließt aber ein Provider einen Vertrag mit dem Unternehmen, muss zwischen mehreren Rechtsverhältnissen unterschieden werden:

Provider --> Unternehmen
Interim Manager --> Provider
Interim Manager --> Unternehmen

Zwischen dem Provider und dem Unternehmen wird ein Dienstvertrag geschlossen mit der Maßgabe, dass diese Dienste nicht vom Provider selbst sondern von einem Interim Manager geleistet werden.

Das Rechtsverhältnis zwischen dem Provider und dem Interim Manager wird in einem Vertrag festgelegt, der den Interim Manager als selbstständigen Dienstleister ausweist, im Unternehmen aber gemäß § 278 BGB als Erfüllungsgehilfe des Providers fungiert.

Zwischen Interim Manager und Unternehmen wird oft dann ein Vertrag geschlossen, wenn es um die Zahlung der Reisekosten und einer eventuellen leistungsorientierten Bonuszahlung geht.
An dieser Stelle sei nochmals erwähnt, dass eine rechtlich weitgehendst einwandfreie Ausarbeitung eines solchen Dienstvertrages zwischen Unternehmen und Provider bzw. Interim Manager von Wichtigkeit ist, da sich ansonsten zahlreiche negative Konsequenzen, sowohl arbeitsrechtlich als auch sozialversicherungsrechtlich, ergeben könnten.

Ein oft nicht beachtetes und vernachlässigtes Thema ist die Haftung eines Interim Managers. Wird dieser zum Geschäftsführer einer GmbH oder auch zum Vorstand einer Aktiengesellschaft bestellt, bestehen Haftungsrisiken nicht nur gegenüber der Gesellschaft an sich, sondern auch gegenüber Dritten. Daher ist es außerordentlich wichtig, die Verträge sorgfältig zu gestalten und eine deutliche Abgrenzung des Interim Managers gegenüber der tatsächlichen Geschäftsführung vorzunehmen.

Interim Manager oder Unternehmensberater?

Zum Schluss sei noch die Frage erlaubt, ob ich denn die richtige Entscheidung getroffen habe, einen Interim Manager in meinem Unternehmen einzusetzen oder ob es nicht doch besser wäre, eine Unternehmensberatung mit der Lösung meiner Probleme zu beauftragen.

Bis ca. Mitte der 1980er Jahre gab es eigentlich keine Alternative zum Unternehmensberater, der seine Kunden beriet, unterstützte und anleitete. Die Umsetzung an sich jedoch war die Aufgabe des Kunden, außer er hat sich auch diese Leistung zusätzlich vom Unternehmensberater eingekauft.
Die Honorare der Interim Manager sind oft niedriger als die der Unternehmensberater. Die Interim Manager bieten ihre Dienstleistung als Selbstständige an, sind sehr auf das Erreichen der Ziele fixiert und somit emotionaler an das Unternehmen gebunden. Hier scheinen schon die ersten Vorteile auf Seite der Interim Manager zu liegen.

Unternehmensberatungen sind unter Umständen nicht in der Lage, von heute auf morgen einen Auftrag, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, zu beginnen, Interim Manager sind durch deren große Anzahl eher verfügbar und die Wahrscheinlichkeit, binnen ein paar Tagen den passenden Interim Manager zu finden, ist sehr hoch.

Interim Manager analysieren höchstpersönlich und setzen die daraus entstandenen Kenntnisse selbst um. Das spart Zeit und beschleunigt den Veränderungsprozess, Unternehmensberater verteilen diese Aufgaben auf mehrere Köpfe und Bereiche und verlangsamen den Prozess.

Die Tagessätze für Interim Manager dürften geringer sein als die für Unternehmensberatungen, selbst wenn ein Provider dazwischen geschaltet ist. Das liegt alleine schon daran, dass sich hinter einem Interim Manager kein Berg von Verwaltungskosten auftürmt.

Einer der größten Unterschiede ist die Hands-on-Mentalität des Interim Managers. Sie werden nur in den seltensten Fällen, und wenn, dann gegen hohe Honorarrechnungen, eine Unternehmensberatung finden, die die erstellten Konzepte und Lösungsvorschläge komplett im Unternehmen selbst einführt. Ein Interim Manger arbeitet im Tagesgeschäft mit und verlässt erst dann das Unternehmen, wenn alle Veränderungen durchgeführt worden sind.

Ein weiteres Plus für einen Interim Manager ist die Verantwortung, die er für die Umsetzung der Veränderungsprozesse übernimmt. Er trägt persönlich die volle Projektverantwortung und kann sich nicht als Angestellter hinter einem Beratungsunternehmen verstecken.

Interim Manager sind in den meisten Fällen erfahrene Manager, die lange Jahre in Führungspositionen, angefangen vom Vorstand bis hin zum Bereichsleiter, tätig waren und jetzt aus den verschiedensten Gründen ihr Wissen und ihre Erfahrung an andere Unternehmen weitergeben wollen. Unternehmensberater sind professionelle Berater, oft mit frischem akademischem Background und mit den verschiedensten Erfahrungswerten.

Und zu guter Letzt: Ein Interim Manager ist immer hoch motiviert. Er führt Veränderungen herbei und verlässt das Unternehmen erst, wenn diese alle durchgeführt sind. Dann sucht er sich neue Aufgaben und Herausforderungen in einem anderen Unternehmen.

Falls Sie weitere Fragen haben: Wir haben die Kapazität und die Kompetenz.

In diesem Sinne: Viel Erfolg!

Wolfgang Bartel Martin Haack (V. i. S. d. P.)

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