Grundsätzlich ist alles, was dem Arbeitnehmer zugewendet wird, Arbeitslohn und unterliegt daher der Lohnsteuer und der Sozialabgabenpflicht. Eine Ausnahme bilden Sachbezüge bis zu 44 EUR im Monat. Hier verzichtet der Gesetzgeber wegen Geringfügigkeit auf Steuern und Beiträge.
Diese Grenze kann im Rahmen der Gestaltung der Lohnzusammensetzung von jedem Arbeitgeber ausgenutzt werden. In der Vergangenheit wurde als solche Sachzuwendung häufig der Warengutschein gewählt, der vom Arbeitgeber gekauft, dem Arbeitnehmer ausgehändigt und bei einem Dritten (Tankstelle, Kaufhaus etc.) eingelöst werden konnte. Diese Variante ist weiter zulässig, aber leider auch mit einigem bürokratischen Aufwand belastet.
So geht es besser:Eine bessere Lösung bietet ein Urteil des Bundesfinanzhofes, welches wir im Folgenden vorstellen möchten. Sachbezug liegt immer dann vor, wenn der Arbeitgeber nur eine Sache (anstelle von Bargeld) schuldet und der Arbeitnehmer nur eine Sache fordern kann. Hierzu muss also im ersten Schritt einmalig zwischen beiden eine „Vereinbarung" über die Zuwendung einer Sache (z. B. Benzin) geschlossen werden. Der monatliche Wert der Sache wird in der Vereinbarung auf einen Betrag bis zu 44 EUR begrenzt.
Anschließend reicht der Arbeitnehmer jeweils monatlich einen Kaufbeleg über die Sache beim Arbeitgeber ein. Dieser erstattet ihm den Rechnungsbetrag maximal aber den vereinbarten Betrag bar oder per Überweisung. Vergisst der Arbeitnehmer einen Beleg einzureichen, entfällt der Sachbezug in diesem Monat. Eine Erstattung ohne Beleg ist ausgeschlossen. Der Rechnungsbeleg wird zusammen mit den Lohnunterlagen aufbewahrt. Damit ist der Bürokratie bereits genüge getan.
Aber Achtung:Bei der Höhe der vereinbarten Sachbezüge ist zu beachten, dass gegebenenfalls in dem Monat auch weitere Sachbezüge z. B. in Gestalt von Frühstück auf einer Dienstreise anfallen. Bereits das Überschreiten der 44-EUR‑Grenze um einen Cent macht den gesamten Betrag (und nicht nur den einen Cent) steuer- und sozialabgabenpflichtig. Wir empfehlen daher, hier etwas Reserve einzuplanen.
Sachbezüge als freiwillige Leistungen:Die monatliche Zuwendung von Sachbezügen bis 44 EUR ist ein kostensparendes Mittel zur Gestaltung der Entlohnung von Arbeitnehmern. Dieses Mittel ist allerdings nur sinnvoll, solange die steuerliche und abgabenrechtliche Begünstigung besteht. Damit bei einem Wegfall der 44-EUR-Grenze die weitere Zuwendung des Sachbezuges unterbleiben bzw. in eine andere, möglicherweise dann begünstigte Lohnform umgewandelt werden kann, darf arbeitsrechtlich auf die Zuwendung kein Rechtsanspruch bestehen. Das Mittel hierfür nennt sich „freiwillige Leistung".
Bei der Zuwendung von freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers zugunsten des Arbeitnehmers besteht das Risiko, dass die Freiwilligkeit für den Arbeitnehmer nicht eindeutig erkennbar ist, mit der Folge, dass ein vertraglicher Anspruch auf die Leistung begründet wird.
Die beiliegende Erklärung des Arbeitgebers haben wir daher bewusst nicht als „Vereinbarung" bezeichnet, sondern als Erklärung des Arbeitgebers. Die Freiwilligkeit ist sowohl in der Präambel als auch in der Erklärung selbst enthalten. Wichtig ist, dass der Sachbezug nur bei tatsächlicher Einreichung der Belege und nur bis zur Höhe der 44 EUR geleistet werden darf.
Darüber hinaus darf der Sachbezug nur den Arbeitnehmern gewährt werden, die nachweislich die Erklärung des Arbeitgebers erhalten haben. Von einer pauschalen Gewährung ohne Kenntnisnahme der Erklärung raten wir dringend ab.
Aufgrund des Gleichbehandlungsgebotes raten wir ebenfalls davon ab, den Sachbezug pauschal sämtlichen Arbeitnehmern zu gewähren und nur einzelne Arbeitnehmer zu übergehen, es sei denn, man kann diese Differenzierung sachlich begründen. Wir empfehlen daher, jeweils individuell über den Bezug zu entscheiden und keine grundsätzliche Regel im Betrieb aufzustellen.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Torsten Bogausch
Schmidt & Partner GmbH
Steuerberatungsgesellschaft
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