Häufig werden Personalakten und andere wichtige Daten noch in Papierform verwaltet, doch gerade bei größeren Unternehmen, kann das häufig zum Chaos führen und ist außerdem ziemlich umständlich und vor allem auch zeitaufwändig. Jeder kennt das Sprichwort „Zeit ist Geld" und genau so ist. Wird eine Personalakte dringen benötigt, muss man erst stundenlang suchen, denn da wo sie sein soll, ist sie nicht, außerdem müssen zahlreiche weitere Dinge beachtet werden, wie beispielsweise die Geheimhaltung der Daten, das kann richtig Geld kosten. Sind die Daten jedoch in digitaler Form vorhanden, ist man nur ein paar Klicks von jeder Akte entfernt.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine
digitale Personalakte ist im Prinzip das, was man schon seit der ersten Personalakte kennt, nämlich die Erfassung wichtiger Personaldaten. Der entscheidende Unterschied zur Personalakte in Papierform, sollte jedoch auf der Hand liegen. Das Schreiben auf Papier dauert zum Einen häufig viel länger, als das Tippen, zum Anderen wissen wir alle, wie schnell so ein Blatt mal verschwindet und natürlich leben wir heute auch in einer Welt, in der wir nicht mehr unnötig viel Geld dafür verschwenden möchten, ein paar Daten zu erfassen.
Die digitale Datenerfassung spart Geld und auch Zeit, ist übersichtlicher und sicherer.
Was für Vorteile bringt eine digitale Personalakte mit sich?
In dem so genannten Basismodul „Personalmanager" wird alles genau erfasst und die Daten aus dem Lohnsystem werden automatisch übernommen.
Stammdaten wie beispielsweise Abteilung, Arbeitszeitmodell oder Kostenstelle, werden standardisiert verwaltet. Vorgenommene Änderungen gelten dabei für alle Anwender, ohne jedoch Altdaten zu verändern, was bedeutet, dass ältere Aktenbestände keinen Schaden nehmen.
Bei dieser digitalen Personenakte werden automatisch Werdegänge und Historien der Mitarbeiter erzeugt. Man kann somit nachvollziehen, welche Laufbahn der jeweilige Mitarbeiter hinter sich hat.
Auch die sichere Planung des Personalbudgets für die Folgejahre stellt mit dem „Stellenmanagement" kein Problem mehr dar. Einen weiterer Vorteil bringt die Transparenz der Mitarbeiteranwesenheit oder Urlaubsplanung mit sich. Auch eine direkte Verbindung zwischen dieser Anwendung und Zeiterfassung, beziehungsweise Schichtplanung ist möglich.
Der automatische Erinnerungsmodus ist eine weitere Funktion, die man nicht missen sollte. Vorbei sind die Zeiten, der Zettelwirtschaft, bei der digitalen Personalakte wird man automatisch daran erinnert, wann beispielsweise die Probezeit eines Mitarbeiters abläuft. So ist man immer auf dem Laufenden, ohne vorher Stunden mit der Suche nach dem einen Blatt verbracht zu haben.
Der variable Planungshorizont ermöglicht einem die Planung von Zukunftsdaten. Man hat somit die Möglichkeit zukünftige Veränderungen schon vorab zu erkennen und sich darauf einzustellen.
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