Das MittelstandsWiki
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) dürfte für den Einsatz einer digitalen Archivierungslösung in erster Linie entscheidend sein, wie einfach sie sich in die bestehende Umgebung einpassen lässt.
Beim Einsatz digitaler Archive müssen Unternehmen eine ganze Reihe von besonderen Voraussetzungen beachten. Beispielsweise gehören auch rechtliche Vorgaben wie elektronische Signaturen dazu, schreibt das Unternehmensportal MittelstandsWiki. Durch den Einsatz dieser Signaturen erhalten digitale Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie handschriftlich unterzeichnete Verträge, Rechnungen o.ä. Um solche digitalen Dokumente dann zu archivieren, empfehlen sich Systeme, die aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen bestehen. Sie werden in Deutschland von zahlreichen Herstellern angeboten.
Zudem spricht die schnellere Organisation für die digitale Archivierung. Nach Berechnungen des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) dauert die Ablage von 250 Seiten in Papierform etwa eine Stunde. Digital dagegen wird weniger als eine Viertelstunde benötigt. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden. Lagerflächen für Aktenordner verursachen hohe Kosten, dagegen fällt virtueller „Lagerraum" für digitale Dokumente preislich kaum ins Gewicht.
Das MittelstandsWiki und seine Journale sind Online-Magazine der just 4 business GmbH. Dabei handelt es sich um ein Nachschlagewerk für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Begriffe aus der Wirtschaft, der Welt der Informations- und Telekommunikationstechnik und der Politik sind über eine Suchfunktion schnell auffindbar. Neben kurzen Begriffsdefinitionen enthält das MittelstandsWiki Know-how-Beiträge aus der Feder professioneller Experten.
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