Die 13 wichtigsten Tipps bei der Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung

korrekte Rechnungsstellung

Wer eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen will, sollte unbedingt auf folgende Dinge achten. Nur so vermeidet der Versender eine Verzögerung der Zahlung oder sogar eine Reklamation seitens des Empfängers.

Folgende Checkliste hilft bei der ordnungsgemäßen Erstellung einer Rechnung:

1. Stets auf vollständige Daten des Absenders achten

In jeder korrekte Rechnung müssen der vollständige Name und die dazugehörige Anschrift des Ausstellers (Unternehmen) erscheinen. Achten Sie auf eine korrekte Schreibweise und vermeiden Sie unnötige Schreibfehler. Im schlechtesten Fall wird die Rechnung aufgrund der Fehler nicht beglichen.

2. Auch die Daten des Empfängers müssen korrekt sein

Jede korrekte Rechnung muss die Angabe des Empfängers richtig wiedergeben. Dabei müssen natürlich auch hier der Name und die Anschrift korrekt angegeben sein. Im schlimmsten Fall erreicht die Rechnung nicht ihren Empfänger.

3. Der Ort und das Datum sind wichtig

Selbstverständlich dürfen der Ort und das korrekte Datum nicht fehlen. Besonders für einer spätere Steuerprüfung muss das Datum dem Termin entsprechen, als die betreffende Leistung erbracht wurde.

4. Dazu gehört auch die Steuernummer

Ein Unternehmer erhält die eigene Steuernummer vom zuständigen Finanzamt, sowie er ein Gewerbe anmeldet. Die Steuernummer sollte daher auf keiner Rechnung fehlen. Sie dient später auch zur steuertechnischen Zuordnung der Rechnung zu dem jeweiligen Unternehmen.

5. Noch wichtiger ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Jeder, der als Unternehmer an dem Warenverkehr der EU teilnimmt, muss auf seinen Rechnungen die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) angeben. Die Nummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern verteilt. Bei Angabe der USt.ID-Nr. kann teilweise auf die Angabe der Steuernummer verzichtet werden. Für Fragen hilft der eigene Steuerberater weiter.

6. Für jede Rechnung eine Rechnungsnummer

Seit Anfang 2004 schreibt das Umsatzsteuergesetz vor, dass eine fortlaufende Rechnungsnummer sicherstellt, dass die erstellte Rechnung einmalig ist. Dabei dürfen Zahlen- oder Buchstabenreihen genutzt werden. Auch die Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist erlaubt.

7. In der Betreffzeile steht „Rechnung"

Jede ordnungsgemäße Rechnung sollte eine Betreffzeile aufweisen, die den Titel „Rechnung" führt. Zudem ist der Bezug auf einen bestimmten Auftrag wichtig. Diese Angaben sind zwar rechtlich nicht relevant, helfen jedoch bei der schnellen Abwicklung und anschließenden Ablage.

8. Welche Leistung wird berechnet

Natürlich dürfen nicht die Art der erbrachten Leistung, die genaue Ausweisung der Menge fehlen und der Zeitpunkt der Lieferung nicht fehlen. Korrekte Angaben vereinfachen die Abwicklung des betreffenden Geschäfts. Fehler können zu Nachforderungen oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen.

9. Was muss überhaupt bezahlt werden

Den einzelnen Positionen müssen zwingend Netto-Beträge zugeordnet werden. Darüber hinaus darf natürlich der Gesamtbetrag, der Steuersatz und die Höhe des Steuerbetrages auf keiner Rechnung fehlen.

10. Steuerbefreiung – Wer zahlt keine Steuern

Sofern eine Steuerbefreiung vorliegt, so muss dies zwingend in der betreffenden Rechnung ausgewiesen werden (beispielsweise bei ambulanten
Pflegeeinrichtungen).

11. Zahlungsziel – Wann soll bezahlt werden

In einer Rechnung darf natürlich das Zahlungsziel, also der Zeitpunkt, zu dem die Bezahlung spätestens erfolgt sein muss, nicht fehlen. Fehlt diese Angaben, kann der Versender den säumigen Zahler nicht in Verzug setzen.

12. Wohin soll das Geld fließen

Der Kunde muss natürlich auch die gewünschte Bankverbindung erfahren, damit er die ausstehende Rechnung auch ausgleichen kann. Bei einem fehlerhaften Zahlendreher kann ebenfalls keine Bezahlung erfolgen.

13. Weitere Informationen

Darüber hinaus müssen auf der Rechnung noch weitere Informationen vorhanden sein, beispielsweise ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht oder vergleichbare Angaben. Zudem gibt es eine ganze Reihe von branchenspezifischen Informationen, die in einzelnen Fällen erforderlich sind. Hier hilft der Steuerberater oder die zuständige Handelskammer.

Wer alle Punkte bei der Erstellung einer Rechnung berücksichtigt, kann auf eine schnelle und korrekte Zahlungsabwicklung hoffen. Zudem sind einige Positionen auch steuerrechtlich relevant.

Wer aus unterschiedlichen Gründen selbst keine ordnungsgemäßen Rechnungen erstellen kann, sollte auf professionelle Rechnungsvorlagen zurückgreifen. Unter www.puzzlemaker.de/rechnung.html werden branchenspezifische Rechnungsvorlagen unter Excel angeboten.