In vielen Betrieben ist die Ablage der täglichen Dokumente ein zeitaufwendiges und platzraubendes Übel. Also träumen Geschäftsleitung und Mitarbeiter gerne von einem papierlosen Büro, in welchem benötigte Unterlagen bei Bedarf einfach aufgerufen und ausgedruckt werden können. Es wäre eine große Erleichterung und für alle Firmenmitglieder praktisch, nicht in Unmengen von Ordnern suchen zu müssen, um eine Auftragsbestätigung oder ein Angebot aus früheren Zeiten zu finden. Im Rahmen der innovativen IT ist dies endlich auch kein Wunschdenken mehr. Ein sinnvolles Archivierungstool aus dem Hause Ropardo übernimmt die Datensicherung und unterstützt das jeweilige Unternehmen, seine Energien auf die eigentliche Kernkompetenz zu konzentrieren.
Sämtliche Dokumente können schnell und sicher gescannt und hierdurch zuverlässig archiviert werden. Hiernach stehen die im Archivierungstool gebündelten Unterlagen, dem ganzen Haus über variable Suchkriterien zur Verfügung. Ist ein gutes und ausgereiftes Archivierungstool im Einsatz, greift der Vertrieb über Suchfunktionen wie Bestell- oder Auftragsnummern genauso schnell zu, wie die Buchhaltung, die jeweiligen Unterlagen über Kundendaten finden kann. Aufbewahrungspflichtige Kontoauszüge beispielsweise, sind auf diese Weise jahrelang umgehend griffbereit.
Das Archivierungstool DOX der Ropardo AG steigert die Effizienz in allen Verwaltungsbereichen, spart Lagerkosten und reduziert den Personalaufwand, um alte Unterlagen in verstaubten Archiven suchen zu müssen. Verschieden Dokumente werden mit diesem Archivierungstool gesammelt, gesichert und stehen permanent in elektronischer Form zur Verfügung. Ein Ausdruck ist hiernach zu jeder Zeit vielerorts möglich. Dabei kann DOX Textspeicherungen formatieren und in Dokumente mit individuell gewähltem Layout zur Verfügung stellen.
Die unabdingbare Datensicherung wird über SSL-Verbindungen gewährleistet und der Zugriff erfolgt über definierte Login-Parameter. Der auf Reiseveranstalter spezialisierte Anbieter Ropardo bietet somit ein Outsourcing, dass die sinnvolle und kostenreduzierenden Möglichkeit eröffnet, das gesamte Datenmanagement ihrer Kunden fachgerecht, sicher und anwenderfreundlich zu übernehmen und zu verwalten.
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