Gerade die angegebenen dienstlichen Funktionen konkretisieren als Hauptinstrument die Strategie der Gesellschaft auf allen Niveaus. Die Lösung dieser Aufgabe lässt die riesige Verwaltungsressource legen.
Die Bildung der wirksamen Organisation mit der deutlich funktionierenden Struktur fordert eine besondere Aufmerksamkeit zur Projektierung, oder dem Design, den individuellen amtlichen Positionen. Einer der wichtigen Parameter des Designs der amtlichen Positionen ist die Formalisierung des Verhaltens der Arbeiter. Je höher das Bedürfnis nach der Koordination der Handlungen der Arbeiter ist, desto höher ist das Niveau der Formalisierung des Verhaltens.
Zum Beispiel, für die schnelle Brandbekämpfung sollen die Handlungen der Feuerwehrmitglieder deutlich angeordnet sein und jeder soll wissen: wer das Auto lenkt, wer den Schlauch der Feuerspritze zum Hydranten anschaltet, wer die Feuerleiter hinaufsteigt. Solche Abgestimmtheit der Handlungen wird in bedeutendem Grade dank der Formalisierung des Verhaltens der Mitglieder dieser Mannschaft erreicht.
Eines der Hauptmittel der Formalisierung des Arbeitsverhaltens der Mitarbeiter auf allen Niveaus der Organisation ist die Bestimmung und dokumentarische Bestätigung von dienstlichen (amtlichen, arbeits-) Funktionen.
Die Dokumente, in denen dienstliche Funktionen fixiert werden, kann man verschieden nennen: funktionale Pflichten, amtliche Pflichten, funktionale Aufgaben usw. Dienstliche Funktionen des Leiters werden oft in den Papieren einer Unterabteilung fixiert, die er leitet. Sie können in die amtliche Instruktion aufgenommen werden, in der gewöhnlich, außer Funktionen, auch Vollmachten (die Rechte), Verantwortung, Besonderheit der Wechselwirkung mit anderen Unterabteilungen, den Mitarbeitern des Unternehmens und seinen Kontrahenten sowie die abgesonderten Prozeduren (die Prozesse) der Tätigkeit fixiert werden. Außerdem können die richtig formulierten dienstlichen Funktionen in die Texte der Arbeitsverträge mit den Arbeitern aufgenommen werden.
Nach Ansicht vieler Fachkräfte gilt die Bestimmung der dienstlichen Funktionen als Hauptinstrument der Konkretisierung der Strategie einer Gesellschaft auf allen ihren Niveaus. Die Lösung dieser Aufgabe enthält eine riesige Verwaltungsressource, die im übrigen in der Praxis oft unterschätzt wird. Eine typische Erscheinungsform solcher Unterschätzung ist die nächste Situation: die amtlichen Funktionen sind entwickelt, pedantisch verordnet, in die entsprechenden Mappen eingeheftet und … vergessen. Außerdem, laut den Beobachtungen der Praktiker ist ungefähr ein Drittel der Leiter von der Nutzlosigkeit der bedeutenden Bemühungen beim Schreiben dieser Texte beunruhigt. Sie erraten die Möglichkeiten der Erhöhung von Organisationslenkbarkeit nicht, die die Entwicklung und die Einführung der amtlichen Funktionen enthält.
Zugleich ist die Bildung der wirksamen Systeme der Motivation des Werkes, der Kontrolle, der Einschätzung des Personals ohne genug klar bestimmte Funktionen unmöglich. Die Funktionen der Unterabteilungen und der Arbeiter sind einer der umfangreichsten und dankbaren Punkte der Entwicklung der Organisation. Hier sieht der sachkundige Leiter die riesigen Möglichkeiten für die Erhöhung der Lenkbarkeit der Organisation, für ihre Integration. Aber von diesem Punkt gehen die sehr empfindlichen Beziehungen zur Veränderung der Motivation, der planmäßigen Kultur, zu den Neuerungen aus. Die Bestimmung der vom Gesichtspunkt der Organisation adäquaten Funktionen jedes abgesonderten Mitarbeiters ist eines der zentralen Probleme dieser Organisation. Die Nichtübereinstimmung der Funktionen, besonders betrifft das die Verwaltungsvertikale, kann ein Grund der funktionalen Krise der Organisation sein.
In der Bestimmung des Begriffes der dienstlichen Funktion ist es am meisten bequemer, sich vom Begriff des Ziels abzustoßen. Das Ziel ist ein voraussichtliches Ergebnis der Tätigkeit. Ein Ziel der Organisation ist es das, was sie im Laufe der Tätigkeit für einige Periode zu erreichen plant. So, dienstliche Funktion oder amtliche Funktion gilt als ein Teil des allgemein-organisatorischen Ziels, das auf die konkrete Gliederung oder den Mitarbeiter gesetzt wird.
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