In Studien hat man das entdeckt, was unsere Produktivität am meisten beeinträchtigt: Ablenkungen. Konkret gesagt: wenn wir während einer wichtigen Arbeit unterbrochen werden, braucht unser Gehirn ganze 20 Minuten (!) um wieder in diesen Zustand zu kommen in dem es vor der Störung war. Hier ein paar Tipps wie man solche Ablenkungen reduzieren kann.
Konkret gesagt: wenn wir während einer wichtigen Arbeit unterbrochen werden, braucht unser Gehirn ganze 20 Minuten (!) um wieder in diesen Zustand zu kommen in dem es vor der Störung war. Man kann es auch mathematisch betrachten: Nehmen wir an, wir werden in einem Zeitraum von 20 Minuten mehr als einmal unterbrochen (was ja in manchen Umgebungen leicht passiert), dann müssten wir theoretisch nie etwas fertig bekommen!
Hier ein paar Tipps wie man solche Ablenkungen reduzieren kann:
1. Gestalten Sie Ihre Umgebung entsprechend Es ist gut, wenn Sie von Beginn an motiviert sind eine Aufgabe zu erledigen, aber erwarten Sie von Ihrer Motivation keinen Dauerlauf. Die Motivation versorgt Sie mit der nötigen Antriebskraft etwas zu beginnen, aber als Motor für die Durchführung langerwierigerer Projekte ist sie kaum geeignet. Daher ist es wichtig, Strukturen und Systeme zu installieren, die Sie dauerhaft unterstützen: Arbeiten Sie in einem ruhigen Raum, drehen Sie Ihr Mobiltelefon ab, schließen Sie Ihren Mail-Client und den Internet-Browser.
2. Teilen Sie Ihre Zeit in möglichst große „Arbeitsblöcke" einAm effektivsten sind die Zeiten, in denen man sich konzentriert und ausgiebig einem einzigen Projekt widmen kann. Ein paar Stunden sind das Minimum um den maximalen Effekt rauszuholen – ein halber oder sogar ganzer Tag ist noch besser. Je mehr Zeit Sie für ein Projekt am Stück aufbringen, desto bessere Ergebnisse werden Sie erzielen!
3. Holen Sie sich Unterstützung von ProWorkAber klar: Unterbrechnungen können nicht immer ignoriert werden. ProWork ist ein System, das Sie dafür verwenden können, auftauchende Aufgaben schnell zu erfassen und sie für später zu speichern. Damit behalten Sie den Überblick über eventuell anstehende Handlungsschritte, ohne sich davon ablenken zu lassen oder Zeit damit zu vergeuden.
Auch wenn Sie an einem Tool interessiert sind, mit dem Sie alle Ihre Aufgaben im Auge behalten können um dadurch qualifizierte Entscheidungen über nächste Handlungsschritte treffen zu können – ProWork lässt sich fantastisch in Verbindung mit Ihrer persönlichen Arbeitsmethodik umsetzen. Egal, ob Sie Outlook, Lotus Notes oder Ihren guten alten Filofax in Papierform verwenden.
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