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(Online-Artikel.de) - Wenn die Stunde der Wahrheit kommt

Sie arbeiten an einem Projekt, die ersten Schritte sind getan, und es ist Zeit, die Ergebnisse zu präsentieren. Ein ganz alltäglicher Vorgang, ob Sie nun als Projektmanager im eigenen Unternehmen zugange sind, oder als externer Berater einen Mandanten unterstützen. Und trotzdem, oft werden dabei Fehler begangen, die das Ergebnis der Arbeit beeinträchtigen, auch wenn Kerninhalte und Ideen stimmen. Um einige dieser Fehler zu vermeiden, kann ein Blick auf die folgenden Tips hoffentlich hilfreich sein.

Inhalt & Form

1. Seien Sie spezifisch. Allgemein Bekanntes und unnötiger „Füllstoff" sind ein rotes Tuch für Ihre Mandanten. Bekämpfen Sie den Wunsch in sich, die Präsentation als Vehikel dafür zu nutzen, um zu zeigen, wie viel Arbeit Sie investiert haben. Die Ergebnisse zählen, weniger ist oft mehr.
2. Fassen Sie alle wesentlichen Informationen und Schlußfolgerungen in einem „Executive Summary" auf einer Seite zusammen, und stellen Sie diese an den Beginn Ihrer Präsentation.
3. Stellen Sie Ihrer Präsentation ein Inhaltsverzeichnis voran. Halten Sie dieses knapp und übersichtlich – eine, maximal zwei Ebenen –, und halten Sie sich daran.
4. Halten Sie persönliche Ansichten, Politisches und Philosophisches aus Ihrer Präsentation heraus – natürlich nur, sofern das nicht das eigentliche Thema ist.
5. Geben Sie Informationen über die Mitarbeiter in Ihrem Projekt und über sich, sofern diese nicht allgemein bekannt sind. „Business is People". Halten Sie das knapp, und vor allem: relevant (Erfahrungshintergrund, Qualifikationen, etc. Private Dinge, wie Ihre Begeisterung für japanisches Essen oder Ihr 1. Platz beim Stadtmarathon, sind ganz sicher nicht gefragt).
6. Sagen Sie, was zu sagen ist, und untermauern Sie es mit Daten, Fakten, Zahlen – nicht andersherum.
7. Belegen Sie Daten, Fakten und Zahlen mit genauen Quellenangaben. Erklären Sie Ihre Herleitungen.
8. Wenn Sie einen Business Plan vorstellen, bereiten Sie ihn so gründlich vor, daß auch ein übergenauer Wirtschaftsprüfer mit zu viel Zeit kein Haar in der Suppe finden würde. Wer weiß, vielleicht ist ein solcher der nächste, der Ihre Präsentation auf den Tisch bekommt.
9. Denken Sie an das SWOT-Prinzip. Benennen Sie mögliche Probleme, zeigen Sie Schwachstellen und offene Fragen. Geben Sie eine objektive Einschätzung zu den Risiken. Es wird schon gutgehen? Nein, wird es nicht (Denken Sie an die 50-50-90 Regel: "Anytime you have a 50-50 chance of getting something right, there's a 90% probability you'll get it wrong").
   
   Organisatorisches
10. Halten Sie Ihre Präsentation als PPT-, PDF- oder Word-Dokument bereit, etwaige Tabellen im Excel-Format. Ihre Mandanten wollen damit arbeiten können, ohne vorher die Software XY installieren zu müssen. Und, Ihre Mandanten wollen alle Dokumente direkt von Ihnen, und sie nicht irgendwo herunterladen müssen.
11. Halten Sie Ihr Dokument kleiner als 10 Megabyte, damit es problemlos per E-Mail verschickt werden kann. Falls nötig, teilen Sie es in „verdaubare" Stücke, und benennen Sie diese eindeutig und sinnvoll. Auch diese Arbeit wollen Ihre Mandanten nicht für Sie erledigen müssen.
12. Falls Sie eine Video-Präsentation einsetzen wollen: versenden Sie diese als DVD, und verweisen Sie nicht auf Download- oder Live-Stream-Links.
13. Versenden Sie keine Dateien in gepackten Formaten (ZIP etc.).
14. Versenden Sie keine Präsentation, deren Inhalt Sie und Ihre Mitarbeiter nicht hundertprozentig verstehen. Versenden Sie keine Zahlen und Berechnungen, die Sie nicht als endgültig ansehen, und als „wasserdicht" verifiziert haben.
15. Sparen Sie nicht an der Übersetzung, falls eine solche notwendig ist. Frau Meier aus der Buchhaltung kann doch recht gut Spanisch, kann die das machen? Nein, kann sie nicht.
16. Halten Sie einige Exemplare Ihrer Präsentation in ausgedruckter und gebundener Form bereit. Manchmal ist ein Stück Papier in der Hand mehr wert als ein File auf dem Server (…sei es, weil die Technik nicht mitspielt, oder schlicht, weil einer Ihrer Mandanten dem Papier den Vorzug gibt).

Summa summarum, „sparen" Sie nicht an der Präsentation. Vernünftige Projekte verdienen eine vernünftige Präsentation, denn Ihr Mandant, oder das Management Ihres Unternehmens, will sich auf das Wesentliche konzentrieren können. In diesem Sinne:

Viel Erfolg!

Martin Haack
VARICON® Unternehmens- und Managementberatung Stuttgart / München
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